Customs Notice 21-14 - Temporary amendments to the requirements for requesting a 30-day extension to the 90-day period to submit certain corrections following a CBSA trade compliance final verification report

May 20, 2021

Le texte français suit le texte anglais.

1. This Customs Notice is to advise that, given the unprecedented circumstances of the COVID-19 pandemic, the requirements for requesting a 30-day extension to the 90-day period to submit certain corrections to a declaration of origin, tariff classification, or value for duty under section 32.2 of the Customs Act, following a CBSA trade compliance final verification report, will be temporarily amended. Original requirements can be found in CBSA Memorandum D11-6-10, Reassessment Policy.

2. The CBSA recognises that the COVID-19 pandemic may create administrative and system challenges for some importers that are in the process of making required corrections to incorrect declarations.

Effective date and request

3. Effective today and valid through September 1, 2021, inclusively, the 90-day period to submit certain corrections will be extended by 30 days when the request for an extension contains the following information:

  1. The name of the importer and the authorized person (if applicable);
  2. The CBSA trade compliance verification case number;
  3. A statement indicating that the request for an extension is due to administrative or systems challenges related to COVID-19.

4. The request for an extension may be sent by e-mail to the CBSA at: cbsa.extension_corrections_prorogation.asfc@cbsa-asfc.gc.ca, as per the procedures outlined in the Appendix of this Customs Notice, or by mail at:

Canada Border Services Agency
Trade and Anti-dumping Programs Directorate
222 Queen Street, 4th floor
Ottawa, Ontario
K1A 0L8

5. The request for an extension may be submitted at any time within 85 days from the date of the CBSA trade compliance final verification report, instead of the regular 45 days.

6. The CBSA will notify the applicant that the extension has been granted or request that additional information be provided.

Corrections for the first year of the reassessment period

7. The 30-day extension does not apply to corrections for the first year of the reassessment period. If the extension is granted, the importer will still be required to submit corrections for the first year of the reassessment period within 90 days following the date of the CBSA trade compliance final verification report. The reassessment period for which corrections to incorrect declarations must be submitted is identified in the CBSA trade compliance final verification report.

8. If an extension is granted and corrections for the first year of the reassessment period are not submitted within 90 days from the date of the CBSA trade compliance final verification report, the extension will be revoked and the importer may be subject to penalties on a “per occurrence” basis.

9. For more information on the reassessment period and corrections, refer to CBSA Memorandum D11-6-10, Reassessment Policy and Memorandum D11-6-6, “Reason to Believe” and Self-adjustments to Declarations of Origin, Tariff Classification, and Value for Duty.

Penalty information

10. Administrative monetary penalties (AMP) may be applied on a “per occurrence basis” when required corrections are not made within the prescribed period. For more information on penalties, refer to Memorandum D22-1-1, Administrative Monetary Penalty System and to Master Penalty Document.

Retention and disposition

11. The CBSA keeps records of requests for extension received, including the dates where corrections are submitted, for trade compliance verification purposes.

12. The request for an extension is subject to record retention and disposal procedures. The CBSA will retain the request for a minimum period of five years, after which time it may be disposed as per the appropriate disposal procedures.

Additional information

13. For more information, call the CBSA Border Information Service (BIS):

Calls within Canada & the United States (toll free): 1-800-461-9999
Calls outside Canada & the United States (long distance charges apply):
1-204-983-3500 or 1-506-636-5064
TTY: 1-866-335-3237
Email: contact@cbsa-asfc.gc.ca
Contact Us at the CBSA website may also be accessed for information

Appendix

Submitting requests by e-mail for an extension to the 90-day period to submit certain corrections under section 32.2 of the Customs Act following a CBSA trade compliance verification where errors are found

1. Following a CBSA trade compliance verification where errors are found, importers may submit a request for an extension to the 90-day period to submit corrections by encrypted or non-encrypted e-mail. If an importer chooses to submit such a request by e-mail, they must indicate their choice between encrypted or non-encrypted e-mail in the request and meet the required conditions set by the CBSA. These conditions are described below.

2. An importer who chooses to submit their request for an extension of the 90 day period to submit corrections by e-mail but does not clearly indicate in their request their choice between encrypted or non-encrypted e-mail, or their request does not meet the required conditions, will have their request processed according to the procedures set out in Memorandum D11-6-10, Reassessment Policy.

3. The importer must complete and provide the consent statement below. An authorized person may submit the request for an extension to the 90-day period to submit corrections by e-mail on behalf of their client. The importer also has the responsibility to inform the CBSA of any contact information changes (phone number, e-mail address, etc.)

4. The CBSA will seek to obtain an electronic delivery and read receipt from the importer for each e-mail exchanged during the processing of the request for an extension to the 90-day period to submit corrections. If it is not possible to obtain an electronic delivery and read receipt, other forms of acknowledgements will be accepted (e-mail, phone call, etc.)

5. The reception date of the documents is deemed to be the date when the e-mail is sent by the CBSA or the applicant.

6. The importer who elects to use encrypted e-mail for processing their request for an extension of the 90 day period to submit corrections is responsible for ensuring that compatible software (Winzip and others) is used.

7. When the request meets the required conditions, the CBSA will send all documents related to the request for an extension to the 90-day period to submit corrections to the importer by encrypted or non-encrypted e-mail, depending on the choice indicated.

8. The CBSA does not guarantee the security of electronic communications. By consenting to communicate by e-mail with the CBSA, the importer accepts all inherent risks with this mode of communication and thus relieves the CBSA from all responsibility, present and future, related to the protection of the information while it is being exchanged by e-mail.

Consent statement

“I choose to communicate by {Non-Encrypted / Encrypted} **Please indicate your choice** e-mail with the CBSA during the processing of the request for an extension to the 90-day period to submit corrections, following a CBSA trade compliance final verification report where errors are found. This includes the sending and the reception of documents, as well as any other correspondence required during the processing of the extension request. I authorize the communication by e-mail for all exchanges and I accept all inherent risks. I hereby relieve the CBSA from any responsibility, present and future, in relation to the protection of the information exchanged by e-mail. I have read and I accept the conditions.”

Signature:
Date:
Case number:
Name of the importer / authorized person:
Business Name:
Occupation/Title:
Telephone number:
E-mail address:

https://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/cn-ad/cn21-14-eng.html


Avis des douanes 21-14 - Changements temporaires aux conditions pour demander une prorogation de 30 jours à la période de 90 jours pour soumettre certaines corrections suivant un rapport final de vérification de l’observation commerciale de l’ASFC

1. Cet avis des douanes a pour but d’informer que, étant donné les circonstances sans précédent de la pandémie, les conditions pour demander une prorogation de 30 jours à la période de 90 jours pour soumettre certaines corrections à une déclaration de l’origine, du classement tarifaire ou de la valeur en douanes en vertu du paragraphe 32.2 de la Loi sur les douanes, suivant un rapport final de vérification de l’observation commerciale de l’ASFC, seront temporairement modifiées. Les conditions originales se trouvent dans le Mémorandum de l’ASFC D11-6-10, Politique sur l’établissement d’une nouvelle cotisation.

2. L’ASFC reconnaît que la pandémie du coronavirus (COVID-19) peut créer des défis administratifs et de systèmes pour certains importateurs qui sont dans le processus de faire les corrections aux déclarations inexactes.

Date de prise d’effet et demande

3. Prenant effet aujourd’hui et étant valide jusqu’au 1 septembre 2021 inclusivement, la période de 90 jours pour soumettre certaines corrections sera prorogée de 30 jours lorsque la demande de prorogation contient les renseignements suivants :

  1. Le nom de l’importateur et du mandataire (si applicable);
  2. Le numéro de cas de la vérification de l’observation commerciale de l’ASFC;
  3. Un énoncé indiquant que la demande de prorogation est due à des défis administratifs ou de systèmes reliés à la COVID-19.

4. La demande de prorogation peut être envoyée à l’ASFC par courriel à: cbsa.extension_corrections_prorogation.asfc@cbsa-asfc.gc.ca, selon les procédures énoncées à l’annexe de cet avis des douanes ou par la poste à :

Agence des services frontaliers du Canada
Direction des programmes commerciaux et antidumping
222 rue Queen, 4e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0L8

5. La demande de prorogation peut être soumise à n’importe quel moment dans les 85 jours de la date du rapport final de vérification de l’observation commerciale de l’ASFC, au lieu des 45 jours habituels.

6. L’ASFC informera le demandeur que la prorogation a été accordée ou que des renseignements supplémentaires doivent être fournis.

Corrections pour la première année de la période de cotisation

7. La prorogation de 30 jours ne s’applique pas aux corrections pour la première année de la période de cotisation. Si la prorogation est accordée, l’importateur sera toujours tenu soumettre les corrections pour la première année de la période de cotisation dans les 90 jours suivant la date du rapport final de vérification de l’observation commerciale de l’ASFC. La période de cotisation pour laquelle les corrections aux déclarations inexactes doivent être soumises est identifiée dans le rapport final de vérification de l’observation commerciale de l’ASFC.

8. Si une prorogation est accordée et que les corrections pour la première année de la période de cotisation ne sont pas soumises dans les 90 jours de la date du rapport final de vérification de l’observation commerciale de l’ASFC, la prorogation sera annulée et l’importateur pourra être sujet à des pénalités sur la base « par évènement ».

9. Pour plus de renseignements sur la période de cotisation et sur les corrections, veuillez consulter le Mémorandum D11-6-10, Politique sur l’établissement d’une nouvelle cotisation et le Mémorandum D11-6-6,« Motifs de croire » et autorajustements des déclarations concernant l'origine, le classement tarifaire et la valeur en douane.

Renseignements sur les pénalités

10. Des sanctions administratives pécuniaires (SAP) peuvent être imposées sur la base « par évènement » lorsque les corrections requises ne sont pas soumises dans le délai prescrit. Pour plus de renseignements sur les pénalités, veuillez consulter le Mémorandum D22-1-1, Régime de sanctions administratives pécuniaires.

Conservation et élimination

11. L’ASFC conserve les renseignements qui ont trait aux demandes de prorogation reçues, incluant la date où les corrections sont soumises, à des fins de vérification de l’observation commerciale.

12. La demande de prorogation est sujette aux procédures de conservation et d’élimination. L’ASFC conservera la demande pour une période minimale de cinq années, après quoi elle pourra être détruite selon les procédures d’élimination appropriées.

Renseignements supplémentaires

13. Pour en savoir plus, veuillez appeler le Service d’information sur la frontière (SIF) de l'ASFC :

Appels du Canada et des États-Unis (sans frais) : 1-800-461-9999
Appels de l'extérieur du Canada et des États-Unis (des frais d'interurbain s'appliquent) :
1-204-983-3500 ou 1-506-636-5064
ATS : 1-866-335-3237
Courriel : contact@cbsa-asfc.gc.ca

Vous pouvez également obtenir de l’information en sélectionnant le lien Contactez-nous sur le site web de l’ASFC

Annexe

Présentation par courriel d’une demande de prorogation du délai de 90 jours accordé pour présenter certaines corrections en vertu du paragraphe 32.2 de la Loi sur les douanes suivant un rapport final de vérification de l’observation de l’ASFC où des erreurs ont été découvertes

1. Suivant un rapport final de vérification de l’observation de l’ASFC où des erreurs ont été découvertes, les importateurs peuvent présenter une demande de prorogation du délai de 90 jours accordé pour présenter les corrections par courriel chiffré ou non-chiffré. Si un importateur choisit de présenter une telle demande par courriel, il doit indiquer dans sa demande son choix entre le courriel chiffré et le non-chiffré et la demande doit satisfaire aux conditions requises par l’ASFC. Ces conditions sont décrites ci-dessous.

2. Un importateur qui choisit de présenter sa demande de prorogation du délai de 90 jours accordé pour présenter les corrections par courriel, mais qui n’indique pas clairement dans la demande son choix entre le courriel chiffré et le non-chiffré, ou que la demande ne satisfait pas aux conditions requises, verra sa demande traitée selon les procédures décrites dans le Mémorandum D11-6-10, Politique sur l’établissement d’une nouvelle cotisation.

3. L’importateur doit remplir et fournir la Déclaration de consentement ci-dessous. Un mandataire autorisé peut présenter une demande de prorogation du délai de 90 jours accordé pour présenter les corrections par courriel au nom de son client. L’importateur a aussi la responsabilité d’informer l’ASFC de tout changement à ses coordonnées (numéro de téléphone, adresse courriel et autres).

4. L’ASFC doit obtenir un accusé de réception et un accusé de lecture électroniques de la part de l’importateur pour tout document envoyé par courriel durant le traitement de la demande de prorogation du délai de 90 jours accordé pour présenter les corrections. S’il n’est pas possible d’obtenir un accusé de réception et un accusé de lecture électroniques, d’autres formes d’accusés de réception/lecture seront considérées valides (courriel, appel téléphonique, etc.).

5. La date de réception des documents est réputée être la date où le courriel est envoyé par le demandeur ou par l’ASFC.

6. L’importateur qui souhaite utiliser un courriel chiffré lors du traitement de sa demande de prorogation du délai de 90 jours accordé pour présenter les corrections, est responsable de détenir les ressources informatiques compatibles (WinZip et autres).

7. Lorsque la demande satisfait aux conditions requises, l’ASFC enverra à l’importateur, par courriel chiffré ou non-chiffré selon le cas, tous les documents relatifs à la demande de prorogation du délai de 90 jours accordé pour présenter les corrections.

8. L'ASFC n'assure pas la sécurité des communications électroniques. En consentant à communiquer avec l'ASFC par courriel, l’importateur en accepte tous les risques inhérents et il dégage l’ASFC de toute responsabilité, présente et future, quant à la protection de tous les renseignements échangés par courriel.

Déclaration de consentement

« Je souhaite communiquer par courriel {NON-CHIFFRÉ / CHIFFRÉ / }**Veuillez indiquer votre choix** avec l’ASFC durant le processus de présentation d’une demande de prorogation du délai de 90 jours accordé pour présenter certaines corrections en vertu du paragraphe 32.2 de la Loi sur les douanes, suivant un rapport final de vérification de l’observation de l’ASFC où des erreurs ont été découvertes. Ceci inclut l’envoi et la réception de documents ainsi que tout autre correspondance nécessaire au traitement de la demande de prorogation. J’autorise la communication par courriel de tous les échanges et j’en accepte tous les risques inhérents. Je dégage par la présente l’ASFC de toute responsabilité, présente ou future, quant à la protection des renseignements échangés par courriel. J’ai lu et j’accepte les conditions. »

Signature :
Date :
Numéro de cas :
Nom de l’importateur / Mandataire :
Nom de l’entreprise :
Fonction / Titre :
Numéro de téléphone :
Adresse courriel :

https://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/cn-ad/cn21-14-fra.html


Accessible to: 
Everyone
Topic(s): 
Acts, Regulations, Policies & Decisions / Customs Notices (CNs) / COVID-19 / Post Entry
Information Source: 
Canada Border Services Agency (CBSA)
Document Type: 
Email Article