CARM2024-12-23 – Payment Processing

(La version française suit)

Payment by Credit Card via the CARM Client Portal and at a Port of Entry Office

As per the Canada Border Services Agency’s (CBSA) payment policy, credit card payments are subject to a limit of $4,999.99 CAD per invoice for all importers, whether payments are made when goods are released or made following the monthly statement of account issuance.  Also, importers choosing to submit financial security in the form of cash security and making a payment by credit card must also adhere to the CBSA policy limit of $4,999.99 CAD. 

An internal review revealed that many TCPs are not complying with CBSA policy described in D-memorandum 17-5-1 - Payment of duties and taxes on imported commercial goods regarding the maximum limit allowed when using credit card as a method of payment. Multiple credit card payments to pay large monthly invoices is a practice that circumvents the policy limit in place. TCPs must adhere to CBSA policies when paying their duties and taxes on imported commercial goods.  When duties and taxes exceed $4,999.99 CAD for a single invoice, remittances must be made using an alternative method of payment as follows:

• Online Bill Payment via participating financial institutions

Monthly payments can be made online through participating financial institutions. The payee chosen must be Canada Border Services Agency (CBSA) and the business number, e.g. *********RM0001 must be entered as the account number.

• Pre-Authorized Payment (PAD) via the CARM Client Portal

TCPs may register for PAD via the CARM Client Portal by filling out an agreement form. Payments are initiated once per month by the CBSA on the payment due date. The withdrawal amount is based on the balance due on the payment due date.  Note that this amount might differ from the statement of account, which is generated on the 25th of the month. Also, note that it may take up to 10 business days for bank withdrawals to occur depending on each financial institution’s process. Please allow at least 10 business days before contacting the CBSA with PAD withdrawal inquiries. 

• Online Payment via the Electronic Data Interchange (EDI)

Importers paying multiple RM accounts or brokers making payments on behalf of importers may do so using EDI.  To sign up for EDI, please submit a Client support contact form.

• Payment by cheques

When electronic payment methods are not possible, payments by cheque can be made payable to the Receiver General for Canada in Canadian currency.  Cheques over $25M are not accepted.  Following the launch of CARM in October, separate cheques should be provided for each individual RM business account.  All commercial cheque payments delivered by mail & courier must be sent to :

Canada Border Services Agency
Attention: Accounts Receivable Management Unit
333 North River Road, Place Vanier, Room 1018
Ottawa, ON  K1A 0L8

Hand delivered mail must be delivered to:

Canada Border Services Agency
Attention: Accounts Receivable Management Unit
2215C Gladwin Crescent
Ottawa, ON  K1B 4K9

Broker payments on behalf of importers

• Brokers paying on behalf of importers are required to make single payments for each importer RM business accounts. These payments will be processed directly on the importer’s account and will be visible on the monthly broker summary statement.
• Online payment via EDI is the recommended method of payment. To sign up for EDI, please submit a Client support contact form.
• The Pre-authorized Debit process is not designed to accommodate broker payments on behalf of importers.
• CBSA will continue to temporarily accept a single broker cheque payment for multiple importer RM business account as long as this is a temporary measure allowing the broker to implement an alternate electronic means of payment.  Payment allocation instructions must accompany your payment or be emailed to [email protected].  These payments will be processed on the broker’s account and subsequently allocated to importer’s account. Brokers are encouraged to implement alternative payment arrangements promptly.  

Non-resident payments

All commercial payments must be remitted to the CBSA in Canadian currency. Non-resident importers may use a service provider in order to clear their funds in Canadian currency.  Foreign banks must have an established clearing relationship with a Canadian clearer. If no electronic payment methods as per CBSA policy D-memorandum 17-5-1 - Payment of duties and taxes on imported commercial goods are possible, please submit a Client support contact form to discuss payment arrangements.

Payment Due Dates

Since the launch of CARM in October and the harmonized billing cycle, the monthly payment due date is 10 weekdays, inclusive of holidays, from the 17th of any given month. Below are upcoming monthly payment due dates. Future dates will be published on our website.

CARM2024-12-23– Traitement de paiement

Paiement par carte de crédit via le portail client de la GCRA et dans un bureau de point d'entrée 

Conformément à la politique de paiement de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), les paiements par carte de crédit sont assujettis à une limite de 4 999,99 $ CA par facture pour tous les importateurs, que les paiements soient effectués lors de la mainlevée des marchandises ou après l’émission du relevé de compte mensuel. De plus, les importateurs qui choisissent de soumettre une garantie financière sous forme de garantie en espèces et d’effectuer un paiement par carte de crédit doivent également respecter la limite de 4 999,99 $ CA de la politique de l’ASFC.

Un examen interne a révélé que de nombreux PCC ne respectent pas la politique de l'ASFC décrite dans le Mémorandum D17-5-1 - Paiement des droits et des taxes sur les marchandises commerciales importées, concernant la limite maximale autorisée lors de l'utilisation d'une carte de crédit comme mode de paiement. Les paiements multiples par carte de crédit pour payer des factures mensuelles importantes sont une pratique qui contourne la limite de la politique en vigueur. Les PCC doivent respecter les politiques de l'ASFC lorsqu'ils paient leurs droits et taxes sur les marchandises commerciales importées. Lorsque les droits et taxes dépassent 4 999,99 $ CA pour une seule facture, les versements doivent être effectués en utilisant un autre mode de paiement comme suit :

• Paiement de factures en ligne par l'intermédiaire des institutions financières participantes

Les paiements mensuels peuvent être effectués en ligne par l'intermédiaire des institutions financières participantes. Le bénéficiaire choisi doit être l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et le numéro d'entreprise, par exemple *********RM0001, doit être saisi comme numéro de compte. 

• Paiement de factures en ligne par l'intermédiaire des institutions financières participantes

Les PCC peuvent s’inscrire à la DPA par l’entremise du portail client de la GCRA en remplissant un formulaire d’entente. Les paiements sont effectués une fois par mois par l’ASFC à la date d’échéance du paiement. Le montant du retrait est basé sur le solde dû à la date d’échéance du paiement. Notez que ce montant peut varier du relevé de compte, qui est généré le 25 du mois. De plus, notez qu’il peut prendre jusqu’à 10 jours ouvrables pour que les retraits bancaires se produisent en fonction du processus de chaque institution financière. Veuillez prévoir au moins 10 jours ouvrables avant de communiquer avec l’ASFC pour toute demande de retrait de DPA. 

• Paiement de factures en ligne par l'intermédiaire des institutions financières participantes

Les importateurs qui paient plusieurs comptes RM ou les courtiers qui effectuent des paiements au nom des importateurs peuvent le faire en utilisant l’EDI. Pour vous inscrire à l’EDI, veuillez soumettre un Formulaire de contact d'aide au client.

• Paiement par chèques

Lorsque les méthodes de paiement électronique ne sont pas possibles, les paiements par chèque peuvent être effectués à l’ordre du receveur général du Canada en dollars canadiens. Les chèques de plus de 25 M$ ne sont pas acceptés. Après le lancement de la GCRA en octobre, des chèques distincts devraient être fournis pour chaque compte d’entreprise RM individuel. Tous les paiements de chèques commerciaux livrés par la poste et par messagerie doivent être envoyés à:

Agence des services frontaliers du Canada
Attention: Unité de gestion des comptes recevables
333 North River Road, Place Vanier, Pièce 1018
Ottawa, ON  K1A 0L8

Le courrier livré en personne doit être livré à l’adresse suivante :

Agence des services frontaliers du Canada
Attention: Unité de gestion des comptes recevables
2215C Gladwin Crescent
Ottawa, ON  K1B 4K9

Paiements par les courtiers pour le compte des importateurs 

• Les courtiers qui paient pour le compte des importateurs sont tenus d’effectuer des paiements uniques pour chacun des comptes d’entreprise RM des importateurs. Ces paiements seront traités directement sur le compte de l’importateur et seront visibles sur le relevé sommaire mensuel du courtier.
• Le paiement en ligne via EDI est le mode de paiement recommandé. Pour vous inscrire à l’EDI, veuillez soumettre un Formulaire de contact d'aide au client .

• Le processus de débit préautorisé n’est pas conçu pour accommoder les paiements des courtiers au nom des importateurs.

• L’ASFC continuera d’accepter temporairement un seul paiement par chèque d’un courtier pour multiples comptes d’entreprise RM d’importateurs, pour autant qu’il s’agisse d’une mesure temporaire permettant au courtier de mettre en œuvre un autre moyen de paiement électronique. Les instructions de répartition des paiements doivent accompagner votre paiement ou être envoyées par courriel à [email protected]. Ces paiements seront traités sur le compte du courtier et par la suite attribués aux comptes des importateurs. Les courtiers sont encouragés à mettre en œuvre rapidement d’autres modalités de paiement.

Paiements par les non-résidents

Tous les paiements commerciaux doivent être versés à l’ASFC en dollars canadiens. Les importateurs non-résidents peuvent faire appel à un fournisseur de services afin d’acquitter leurs soldes dûs en dollars canadiens. Les banques étrangères doivent avoir une relation de compensation établie avec un adhérent canadien. Si aucune méthode de paiement électronique n’est possible, conformément à la politique de l’ASFC Mémorandum D17-5-1 - Paiement des droits et des taxes sur les marchandises commerciales importées, veuillez soumettre un Formulaire de contact d'aide au client pour discuter des modalités de paiement.

Dates d’échéance des paiements 

Depuis le lancement de la GCRA en octobre et le cycle de facturation harmonisé, la date d’échéance du paiement mensuel est de 10 jours de semaine, y compris les jours fériés, à partir du 17 de chaque mois donné. Vous trouverez ci-dessous les prochaines dates d’échéance des paiements mensuels. Les dates futures seront publiées sur notre site web.