Customs Notice 25-13: Arctic Shipping Electronic Commercial Clearance Pilot Program

1. This notice is to provide information on the Arctic Shipping Electronic Commercial Clearances (ASECC) pilot program and the Part 1 Business Profile Application submission period.

2. Under the Customs Act, carriers, regardless of where they arrive in Canada, whether near a Canada Border Services Agency (CBSA) designated Commercial Vessel port (C/VESS) or not, are required to report all cargo and conveyances to the nearest CBSA office designated for that purpose that is open for business.

3. The ASECC pilot program allows pre-approved carriers and vessels to report and clear conveyance, crew and cargo electronically in order to meet the reporting requirements. The CBSA maintains the authority to reject the allowance of an electronic report and direct any vessel to a designated C/VESS port or may make arrangements with carriers to clear marine vessels and cargo while they are anchored at sea, on a special service or cost recovery basis.

4. It is important to note that any information submitted late (required documentation seven (7) days prior to departure from the foreign port), may result in the requirement to physically report to a designated C/VESS port. For example, any changes to the crew or other voyage details after leaving the foreign port.

5. Carriers using the ASECC pilot program are permitted to transport goods. Marine carriers transporting cargo to Canada, with few exceptions, are required to transmit Advance Commercial Information (ACI) for cargo and conveyance to the CBSA prior to load/arrival in Canada. Additionally, marine carriers are also required to electronically transmit the Conveyance Arrival Certification Message (CACM) upon arrival in Canada.

6. For goods that may be subject to Other Government Department (OGD) requirements, the importer must submit a release request and any other required documents seven (7) days in advance of the vessel's departure from the foreign port. Should the OGD-regulated goods need to be examined, the vessel will be obligated and instructed to report to a C/VESS port.

7. The CBSA strongly encourages ASECC participants to submit release request documents for all goods, including those not regulated by OGD requirements, within the same timeframes (seven (7) days in advance of the vessel's departure from the foreign port).

8. For each voyage requesting an exception to transport containerized cargo, additional information on the containerized cargo is required and an analysis conducted prior to an exception being granted. The carrier must provide the vessel name and voyage details, a detailed list of the containers, vendor information, country of origin, consignee, shipper, importer, commodity details, weight, dangerous good code (if applicable) and chemical compositions of cargo.

9. Carriers transporting containerized cargo must submit their intention to do so to the “host region” well in advance (at least two weeks prior) of the seven (7) days prior to the vessel’s departure from the foreign port. Last minute requests to transport containerized cargo will not be granted as the CBSA requires a sufficient amount of time to review the request and analyse the cargo.

10. At this time, carriers transporting containerized cargo are prohibited from participating in the ASECC pilot program and must report to present without delay to the nearest CBSA office specifically designated for the clearance of vessels, type of cargo, and method of carriage.

11. The two (2) part approval process for the ASECC program is:

• Part 1: Carrier (lowest legal entity that holds an active bonded CBSA approved carrier code) must submit form BSF786 - Arctic Shipping Electronic Commercial Clearance (ASECC) Pilot Program Carrier Pre-Season Business Profile prior to April 30th to [email protected], with a copy to the CBSA National Targeting Centre (NTC) at [email protected]
  • New applications to the ASECC pilot program received after April 30th will be reviewed and processed on a per case basis only if submitted to the CBSA four (4) weeks in advance of leaving the foreign port.
  • CBSA must be informed of any updates to vessel ownership, new or removed vessels from the from the original application. The vessel(s) will be assessed accordingly and approval/denial will be given to the carrier for the vessel to participate in the ASECC pilot program.
  • The ASECC season starts on July 1st of the application year and ends on June 30th the following calendar year.
  • Note: approval of part 1 applications does not negate the requirement to report to a CBSA C/VESS port. After the part one approval process, marine carriers still have an obligation to fulfil the reporting requirements under section 12 of the Customs Act. Approval or denial to report to the CBSA electronically and travel directly to the Arctic will be provided after the review of the part 2 ASECC voyage information.
• Part 2: The complete part 2 package per vessel/per voyage must be provided seven (7) days in advance of leaving the foreign port to the CBSA NTC at [email protected] with a CC to the " host region". "Host region" is the region where the request for clearance is made.
  • The complete part 2 package consist of:
    • Pre-Arrival Notice (PAN)
      • ACI cargo and ACI conveyance data (for vessels carrying cargo onboard)
      • Paper A6 inward (for in-ballast vessels)
      • Crew List (crew must have the appropriate travel document(s)).
    • Final crew information must be submitted at least 48 hours prior to departure from the foreign port.
    • In the case of vessels transporting OGD-regulated goods, release request documents must be submitted to the “host region” seven (7) days in advance of leaving the foreign port.

12. Other Eligibility requirements:

• the remainder of the inward report package must be submitted within regulated timeframes.
• if ACI is required prior to the seven (7) days in advance of leaving the foreign port, ACI regulated timeframes must be adhered to.
• eligible carriers must have a solid history of compliance with CBSA policy and regulations.
• carriers must demonstrate that vessel routing would make it impractical/cost prohibitive for the vessel to arrive at a designated C/VESS port.

13. For carriers submitting conveyance and cargo information, and customs brokers submitting release request information, the following port and warehouse codes should be used for transmitting ACI (“FPOA/Port of Report” on the ACI conveyance report and “FPOA/Port of Report” and “Port of Destination” on the ACI cargo report) and release requests (“Port of Release”):

• Nunavut:
  • Port Code – 485 (Ottawa)
  • Warehouse Code – 9485 (Ottawa)
• Québec:
  • Port Code - 312
  • Warehouse Code - 9312

14. All carriers are reminded of their obligation to report any illnesses/health issues related to communicable disease on board to the Public Health Agency of Canada (PHAC) quarantine officer for assessment as soon as possible prior to arrival at a Canadian port. In addition to providing this information to the CBSA NTC and the host region, carriers will notify PHAC by emailing [email protected]. Should a carrier need to reach a quarantine officer urgently, they may call 1-833-615-2384. PHAC should be notified only if there are concerns with respect to a communicable disease illness.

15. All carriers requesting processing under the ASECC pilot program will be required to use ACI to submit their pre-arrival data and arrival message.

16. Carriers coming to Canada in-ballast do have the option, at this time, of transmitting their ACI to the CBSA. If a carrier chooses this option, they must also report their arrival electronically by sending the CACM.

17. Marine carriers must hold a bonded carrier code for alternate processing, as a bond is required any time unreleased goods move beyond the first port of arrival.

18. Through the CBSA's compliance program initiatives, administrative monetary penalties (AMP) and through the leveraging of OGDs such as the Canadian Coast Guard, Royal Canadian Mounted Police, Department of National Defense and Transport Canada, the CBSA will ensure vessels destined for arctic ports are compliant with CBSA alternate processing directives, regulations and policies.

19. Inquiries related to this notice may be directed to:

• Northern Ontario Region email: [email protected]

https://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/cn-ad/cn25-13-eng.html

Avis de douanes 25-13 : Programme pilote de dédouanement électronique des expéditions commerciales maritimes dans l'Arctique

1. Le présent avis a comme but de fournir des renseignements au sujet du programme pilote de dédouanement électronique des expéditions commerciales maritimes dans l'Arctique (DEECMA) et de la période de soumission des demandes d'application de Profil d'entreprise pour la Partie 1.

2. En vertu de la Loi sur les douanes, quel que soit le lieu où ils arrivent au Canada, qu'ils soient à proximité d'un bureau désigné de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) pour navires commerciaux (NAV/C) ou non, les transporteurs sont tenus de déclarer l'ensemble du fret et des moyens de transport au bureau le plus près de l'ASFC ouvert et désigné à cette fin.

3. Le programme pilote du DEECMA permet aux transporteurs et aux navires pré approuvés de déclarer et de dédouaner électroniquement les moyens de transport, l'équipage et le fret afin de satisfaire aux exigences de déclaration. L'ASFC conserve le pouvoir de rejeter une déclaration électronique et de diriger tout navire vers un port désigné du C/VESS, ou peut prendre des dispositions avec les transporteurs pour dédouaner les navires et le fret pendant qu'ils sont ancrés en mer, sur la base d'un service spécial ou d'un recouvrement des coûts.

4. Il est important de noter que toute information soumise tardivement (documentation requise sept (7) jours avant le départ du port étranger) peut entraîner l'obligation de se présenter physiquement à un port désigné pour les navires de croisière/navires. Par exemple, tout changement concernant l'équipage ou d'autres détails du voyage après le départ du port étranger.

5. Les transporteurs qui participent au programme pilote de DEECMA sont autorisés à transporter des marchandises. À quelques exceptions, tous les transporteurs maritimes transportant du fret au Canada doivent transmettre l'information préalable sur les expéditions commerciales (IPEC), relative au fret et au moyen de transport à l'ASFC, avant le chargement/l'arrivée au Canada. En outre, les transporteurs maritimes doivent également transmettre par voie électronique le message d'attestation de l'arrivée du moyen de transport (MAAMT) à leur arrivée au Canada.

6. Pour les marchandises qui peuvent être assujetties aux exigences d'autres ministères, l'importateur doit présenter une demande de mainlevée et tout autre document requis sept (7) jours avant que le navire ne quitte le port étranger. Si les marchandises en question doivent être examinées, le navire devra et sera tenu de se présenter à un bureau NAV/C.

7. L'ASFC recommande fortement aux participants au DEECMA de soumettre les documents de demande de mainlevée pour toutes les marchandises, y compris celles qui ne sont pas assujetties aux exigences d'autres ministères, dans les mêmes délais (sept (7) jours avant le départ du navire du port étranger).

8. Pour chaque voyage demandant une dérogation pour le transport de marchandises conteneurisées, des informations complémentaires sur la marchandise conteneurisée sont requises et une analyse est réalisée avant l'octroi de la dérogation. Le transporteur doit fournir le nom du navire et les détails du voyage, une liste détaillée des conteneurs, les coordonnées du fournisseur, le pays d'origine, le destinataire, l'expéditeur, l'importateur, les détails de la marchandise, le poids, le code des marchandises dangereuses (le cas échéant) et la composition chimique de la cargaison.

9. Les transporteurs transportant du fret conteneurisé doivent informer la région d'accueil de leur intention de le faire suffisamment à l'avance (au moins deux semaines avant) au cours des sept (7) jours précédant le départ du navire du port étranger. Les demandes de transport de fret conteneurisé de dernière minute ne seront pas acceptées, car l'ASFC a besoin de suffisamment de temps pour examiner la demande et analyser le fret.

10. À l'heure actuelle, les expéditions consolidées ne peuvent pas participer au programme pilote du DEECMA et doivent se présenter au C/VESS le plus proche spécifiquement désigné pour le dédouanement des navires, le type de cargaison et le mode de transport.

11. Le processus d'approbation du programme de DEECMA se fait en deux parties :

• Partie 1 : Le transporteur (la plus petite entité légale qui détient un code de transporteur actif cautionné et approuvé par l'ASFC) doit soumettre le formulaire formulaire BSF786 - Programme pilote de dédouanement électronique des expéditions maritimes dans l'Arctique (DEECMA) - profil d'entreprise de transport d'avant saison avant le 30 avril, à [email protected], avec une copie conforme au Centre national de ciblage de l'ASFC à [email protected].
  • Les nouvelles demandes de participation au programme pilote de l'ASECC reçues après le 30 avril seront examinées et traitées au cas par cas uniquement si elles sont soumises à l'ASFC quatre (4) semaines avant de quitter le port étranger.
  • L'ASFC doit être informée de toute mise à jour de la propriété des navires, des nouveaux navires ou des navires retirés de la demande initiale. Le(s) navire(s) sera(ont) évalué(s) en conséquence et le transporteur recevra l'autorisation ou le refus de participer au programme pilote du DEECMA.
  • La saison de DEECMA commence le 1er juillet de l'année d'application et se termine le 30 juin de l'année civile suivante.
  • Remarque : l'approbation des demandes de la partie 1 n'annule pas l'obligation de se présenter à un port C/VESS de l'ASFC. Après la procédure d'approbation de la partie 1, les transporteurs maritimes ont toujours l'obligation de satisfaire aux exigences de déclaration en vertu de l'article 12 de la Loi sur les douanes. L'approbation ou le refus de se présenter à l'ASFC par voie électronique et de se rendre directement dans l'Arctique sera donné après l'examen des informations sur le voyage de la partie 2 de l'ASECC.
• Partie 2 : Le dossier complet de la partie 2 par navire/par voyage doit être fourni sept (7) jours avant le départ du port étranger au CTN de l'ASFC à l'adresse [email protected] avec un CC à la « région hôte ». La « région hôte » est la région dans laquelle la demande de dédouanement a été déposée.
  • Le dossier complet de la partie 2 se compose des éléments suivants :
    • Avis de pré-arrivée (APA)
    • Données de l’IPEC sur le fret et le moyen de transport (pour les navires transportant du fret à bord)
    • Papier A6 vers l'intérieur (pour les navires sur lest)
    • Liste de l'équipage (l'équipage doit être en possession du ou des documents de voyage appropriés).
  • Les informations définitives concernant l'équipage doivent être soumises au moins 48 heures avant le départ du port étranger.
  • Dans le cas des navires transportant des marchandises réglementées par OGD, les documents de demande de mainlevée doivent être soumis à la « région d'accueil » sept (7) jours avant le départ du port étranger.

12. Les autres conditions d'admissibilité sont les suivantes :

• (a) le reste de la déclaration d'arrivée doit être soumis dans les délais réglementaires.
• (b) si l'IPEC est requise sept (7) jours avant le départ du port étranger, les délais réglementaires de l'IPEC doivent être respectés.
• (c) les transporteurs admissibles doivent avoir un bon historique de conformité aux politiques et règlements de l'ASFC.
• (d) les transporteurs doivent démontrer que l'itinéraire du navire rendrait son arrivée à un port désigné de C/VESS peu pratique ou trop coûteuse.

13. Pour les transporteurs qui soumettent des renseignements sur le moyen de transport et le fret, et les courtiers en douane qui soumettent des demandes de mainlevée, les codes de port et d'entrepôt suivants doivent être utilisés pour la transmission de l'IPEC (« PPA/Port de déclaration » sur le rapport de moyen de transport de l'IPEC et « PPA/Port de déclaration » et « Port de destination » sur le rapport de fret de l’IPEC) et les demandes de mainlevée (« Port de mainlevée ») :

• Nunavut :
  • Code de port – 485 (Ottawa)
  • Code de l'entrepôt – 9485 (Ottawa)
• Québec :
  • Code de port - 312
  • Code de l'entrepôt - 9312

14. Nous rappelons à tous les transporteurs leur obligation de signaler toute maladie ou tout problème de santé lié à une maladie transmissible à bord à l'agent de quarantaine de l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) pour évaluation, le plus tôt possible avant l'arrivée à un port canadien. En plus de transmettre ces renseignements au Centre national de contrôle des maladies de l'ASFC et à la région d'accueil, les transporteurs doivent aviser l'ASPC par courriel à l'adresse [email protected]. Si un transporteur doit joindre un agent de quarantaine de toute urgence, il peut composer le 1-833-615-2384. L'ASPC ne doit être avisée que s'il existe des inquiétudes concernant une maladie transmissible.

15. Tous les transporteurs demandant à bénéficier du processus dans le cadre du programme pilote de DEECMA seront tenus d'utiliser l'IPEC pour communiquer leurs données avant l'arrivée et leur message d'arrivée.

16. Les transporteurs arrivant au Canada sur lest ont le choix, à l'heure actuelle, de transmettre leur IPEC à l'ASFC. Si un transporteur choisit cette option, il doit aussi déclarer son arrivée par voie électronique en envoyant le MAAMT.

17. Les transporteurs maritimes doivent détenir un code de transporteur cautionné pour un traitement alternatif, car une caution est requise chaque fois que des marchandises non libérées se déplacent au-delà du premier port d'arrivée.

18. Grâce aux initiatives du programme de conformité de l’ASFC, aux sanctions administratives pécuniaires (SAP) et à la mobilisation d’autres ministères comme la Garde côtière canadienne, la Gendarmerie royale du Canada, le ministère de la Défense nationale et Transports Canada, l’ASFC veillera à ce que les navires à destination des ports de l’Arctique soient conformes aux directives, aux règlements et aux politiques de l’ASFC en matière de traitement alternatif.

19. Les demandes de renseignements portant sur le présent avis peuvent être adressées à :

• Courriel de la Région du Nord de l'Ontario : [email protected]

https://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/cn-ad/cn25-13-fra.html