As of September 23, 2024, the Canadian Food Inspection Agency (CFIA) will be making the following service change at the National Centre for Permissions:
Charging service fees for processing Ministerial Exemption applications
Applications for Ministerial Exemptions for fresh fruit and vegetables will be charged the service fee for the consideration of an application at the time of submission regardless if the application is denied or if an exemption is granted. The fee will continue to be charged based on the number of loads as per the CFIA Fees Notice.
This change was communicated in May and June of 2022 and was postponed due to internal process challenges. Improvements are now complete to proceed with processing fees as per the CFIA Fees Notice.
The onus is on the applicant to submit a complete and accurate application.
Amendments to Ministerial Exemption applications are permitted under limited conditions where changes are not considered significant. These amendments do not have a fee associated with the consideration of the amended application.
Amendments will not be considered to valid Ministerial Exemptions in the following situations:
- shipping dates are outside of the start date and end date as stated on the proof of shortage;
- the consignee changes except when consignee’s licence was suspended or cancelled after the Ministerial Exemption was issued or the consignee’s facility is not accessible due to fire, construction damage or similar issues;
- there is an addition of loads;
- there are changes to the commodity type; or
- there are changes to the purpose of the request.
Applications for Ministerial Exemptions require an assessment by the CFIA. Note that processing fees associated with loads for which an exemption was issued but were not shipped within the start and end date of the exemption, will not be refunded.
These fees are being collected to align with the Service Fees Act to reflect the cost for reviewing, assessing the request and if required, issuing the exemption. There will be no changes related to how an application is considered or the length of time to review the submission.
Steps to Take to Prepare for the September 23rd Change
The preferred payment method is the on-account option with a CFIA billing account. Businesses that submit more than one application a year can make billing more efficient by selecting monthly invoicing on-account as their online payment option in My CFIA. To set up an on-account, fill out a form for an Application for Credit (Form CFIA/ACIA 0015).
For information on accounting or invoicing, please refer to the CFIA Fees Notice or contact the National Centre for Accounts Receivable at 1-888-677-2342.
Rappel : Changement opérationnel à venir pour les exemptions ministérielles
À compter du 23 septembre 2024, l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) apportera le changement de service suivant au Centre national des permissions :
Facturation des frais de service pour le traitement des demandes d’exemption ministérielle
Les frais de service aux fins d’examen d’une demande d’exemption ministérielle pour les fruits et légumes frais seront facturés au moment de présentation de la demande, et seront chargés peu importe si la demande est refusée ou si une exemption est accordée. Les frais continueront d’être facturés en fonction du nombre de chargements selon l’Avis sur les prix de l'ACIA.
Ce changement a été communiqué en mai et juin 2022, mais a été reporté en raison de défis liés aux processus interne. Les améliorations sont maintenant terminées, permettant la facturation des frais conformément à l’Avis sur les prix de l'ACIA.
Il incombe au demandeur de présenter une demande complète et exacte.
Les modifications aux demandes d’exemption ministérielle sont permises dans des conditions limitées, lorsque les modifications ne sont pas jugées significatifs. Ces modifications n’ont pas de frais associés à l’examen de la demande modifiée.
Aucune modification à une exemption ministérielle valide sera considérée dans les situations suivantes :
- les dates d’expédition sont en dehors de celles indiquées dans la preuve de pénurie;
- le consignataire change, sauf lorsque la licence du consignataire a été suspendue ou annulée après l’émission de l’exemption ministérielle, ou que l’établissement du consignataire n’est pas accessible en raison d’un incendie, de dommages à la construction, ou de problèmes similaires;
- il y a un ajout de chargements;
- il y a des changements dans le type de produit; ou
- il y a des changements dans le but de la demande.
Les demandes d’exemptions ministérielles doivent être évaluées par l’ACIA. Veuillez noter que les frais de service de traitement d’une demande associés à des chargements pour lesquels une exemption a été émise, mais qui n’ont pas été expédiés entre les dates de validité de l’exemption, ne seront pas remboursés.
Ces frais sont collectés pour s’aligner avec la Loi sur les frais de service afin de refléter le coût de l’examen, de l’évaluation de la demande et, si nécessaire, de l’octroi de l’exemption ministérielle. Il n’y aura aucun changement quant à la manière dont une demande est examinée ou au délai de l’examen de la demande.
Mesures à prendre pour se préparer aux changements du 23 septembre
L’une des méthodes de paiement privilégiées pour les opérations dans Mon ACIA comprend l’option Numéros de compte. Les entreprises qui présentent plus d’une demande par année peuvent rendre la facturation plus efficace en sélectionnant la facturation mensuelle dans leur compte comme option de paiement en ligne dans Mon ACIA. Pour s’inscrire à un compte ouvert, veuillez remplir un formulaire de demande de crédit (formulaire CFIA/ACIA 0015).
Pour obtenir des renseignements sur la comptabilité ou la facturation, veuillez consulter l'Avis sur les prix de l'ACIA ou communiquer avec le Centre national de service pour les comptes débiteurs au 1-888-677-2342.