Updated: Memorandum D23-1-1: Partners in Protection Program

January 8, 2026

https://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/dm-md/d23/d23-1-1-eng.html

ISSN 2369-2391

Ottawa, January 8, 2026

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Plain language summary

Target audience: importers; commercial carriers; couriers; exporters; warehouse operators; freight forwarders; shipping agents; custom brokers

Key content: How to apply for and participate in the Canada Border Services Agency's Partners in Protection Program.

Keywords: Trusted Trader, partnership, supply chain security, minimum security requirements, FAST, physical and procedural security

On this page

Updates made to this D-memo

The definition section has been revised. Eligibility criteria has been clarified and includes the criteria that requires all applicants/members be registered within the CBSA Assessment and Revenue Management (CARM) Client Portal. Suspension, cancellation, appeals and reapplication sections has been revised to offer more clarity. Minimum Security Requirements have been updated to reflect the most recent changes to these requirements.

Definitions

Action plan

Issued by the CBSA to a Partners in protection (PIP) member, the Action Plan outlines necessary corrective action and a reasonable time frame for completion in order to comply with PIP Program requirements. If the Action Plan is acted upon accordingly, a PIP member can avoid suspension or cancellation of their program membership.

Applicant

A business that applies to the PIP program by completing the application form. The business remains an applicant until an approval decision is rendered. At that time they become a member.

Articles of incorporation (AI)

A legal document creating a corporation and outlining its purpose and regulations in order to be deemed "incorporated." In Canada, this document is filed with a provincial, territorial, or federal government by the founders of a corporation. In the United States, it is filed with a state and is governed by the laws of that state.

Authorized Economic Operator (AEO)

A party involved in the international movement of goods in a function approved by (or on behalf of) a national customs administration as complying with World Customs Organization (WCO) or equivalent supply chain security requirements as outlined in the SAFE Framework of Standards to Secure and Facilitate Global Trade (SAFE Framework). Term also used to describe national customs administration's commercial trade programs that align with the SAFE Framework.

Authorized officer

An authorized officer is an individual with legal signing authority who acts in an official capacity to represent a business and make decisions on behalf of that business. Examples may include Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO), President, Vice-President, Owner, Partner, Secretary Treasurer, Executive Director, Director, or other authorized individual. This individual will become the Trusted Trader Portal (TTP) account owner with responsibility for accepting the Terms and Conditions of program membership, completing the Certification and Authorization to Disclose Information (CADI), and receiving notifications related to the PIP application or membership status of the business. For the purposes of administering membership in the PIP program, the CBSA may request documented proof of the individual's authorized status.

Bill of Lading (or Manifest)

A document issued by a shipper to a carrier containing the terms of the contract for cartage and a list of all goods to be shipped. The shipper is responsible for completing the bill of lading and providing it to the carrier when the shipment is sent. The carrier, in turn, is responsible for providing a copy to the importer as evidence of the transfer of goods and acknowledgment of their receipt.

Border services officer (BSO)

Officers who were formerly designated as customs officers, immigration officers and food inspection officers.

Business

A corporation, sole proprietorship or partnership.

Business number (BN)

A 15-character alphanumeric identifier assigned by the Canada Revenue Agency (CRA) to identify a business. It consists of a nine-digit registration number and six-character account identifier (for example, 123456789RM0002: the registration number 123456789 identifies the legal entity and RM0002 identifies an account).

CARM Client Portal (CCP)

CBSA Assessment and Revenue Management (CARM) Client Portal will serve as the primary hub for accounting and revenue management with the CBSA. Online platform that allows a Trusted Trader member to view and transact on their account online.

Carrier code (CC)

A unique four-character identifier issued by the CBSA to identify a specific carrier.

Carrier/transporter

A person who, in accordance with the Transportation of Goods Regulations, is authorized to transport goods or to cause goods to be transported.

Certificate of amalgamation

Legal document denoting the combination of multiple companies into a new entity.

Certificate of incorporation

Legal document relating to the formation of a company or corporation. It is a license to form a corporation issued by a state, provincial or federal entity.

Certification and Authorization to Disclose Information (CADI)

A form informing PIP members about the collection, use, and disclosure of their information. It allows PIP members to provide consent at their discretion to the following: CBSA website, Mutual Recognition Arrangements (MRA). The CADI allows PIP members to authorize the exchange of program-related information between the CBSA and other customs organization(s) under an established MRA in order to receive benefits in the other country.

Commercial goods

Goods imported into Canada for sale or for any commercial, industrial, occupational, institutional, or other similar use.

Courier Low Value Shipment (CLVS) Program

A commercial program intended to help simplify the process to import low value goods. The program streamlines the customs processing of shipments valued at CAN$3,300.00 or less and provides the courier industry with expedited release.

Customs trade partnership against terrorism (CTPAT)

A voluntary supply chain security program administered by US Customs and Border Protection (CBP) and focuses on improving the security of private business' supply chains.

Customs and border protection (CBP)

A federal law enforcement agency of the United States Department of Homeland Security charged with regulating and facilitating international trade, collecting import duties, and enforcing US regulations, including trade, customs, and immigration.

Customs Self-Assessment (CSA)

A pre-approval commercial program that simplifies border requirements to give approved importers, approved carriers, and registered drivers the benefits of a streamlined clearance option for CSA eligible goods.

Dunnage

Any materials used to secure, support, and/or transport cargo while in transit, including wooden pallets, racks, straps, bags, packaging, etc.

Facility

Any location at which a member conducts business operations in relation to the cross-border movement of commercial goods, including locations where cargo is handled and/or stored. A list of all facilities must be provided in the security profile.

Free and Secure Trade (FAST)

A joint Canada-US initiative that provides an accelerated commercial clearance option to pre-approved importers, carriers, and registered drivers to move pre-approved eligible goods across the border.

Freight forwarder code

A unique four-character identifier issued by the CBSA to identify a specific freight forwarder.

GCKey

This is a unique username and password of your choosing that protects your online communications with the Government of Canada. This is the recommended credential for the TTP. This allows the Government of Canada to authenticate your identity. Credentials provide you with safe and secure access to information and services. All individuals, even if they are from the same business, will require their own credential to access the TTP.

High-security seal

For PIP purposes, high-security mechanical freight container seals are categorized as seals that meet or exceed the current ISO/PAS 17712 standard for freight container mechanical seals. Seals that conform or exceed this standard are manufactured with strong metal materials with the intent to deter intrusion, and the seals generally require removal with bolt or cable cutters. Seals are categorized into the following security levels: indicative (I), security (S), or high-security (H). Businesses must agree to use seals that meet the "H" (high security) level for PIP purposes.

ISO/PAS 17712

International Organization for Standardization / Publicly Available Specification 17712 defines the various types of security seals available and describes in detail the general performance requirements for each product type as well as details of testing specifics.

Legal entity

An association, corporation, partnership, proprietorship, trust, or individual that has legal standing in the eyes of the law. A legal entity has legal capacity to enter into agreements or contracts, assume obligations, incur and pay debts, sue and be sued in its own right, and to be held responsible for its actions.

Letter of authorization

A letter provided by the member business to the CBSA authorizing a third party representative to provide information to the CBSA on behalf of the business. The business maintains full liability for all information provided to the CBSA by their representative.

LTL/LCL

Less-than-truck-load (LTL) and less-than-container-load (LCL) are terms used when a quantity of freight does not fill a standard truck or container and/or more than one shipper's freight or consignment occupies a single container. This often applies to businesses doing pick-up and delivery operations wherein cargo is added to an existing load en route.

Member

Once an approval decision has been made, the applicant becomes a member of the PIP program.

Minimum security requirements (MSR)

A set of security requirements, covering all components of a business' supply chain, that must be met in order to be recognized as a PIP member. They are outlined in the PIP security profile.

Mutual recognition arrangement (MRA)

An arrangement that expands the international trade network of accredited low-risk businesses. An MRA between the CBSA and compatible national customs agencies means that both countries customs-trade partnership programs apply similar security standards and site validation practices when approving businesses for membership in their respective programs, and both countries recognize each other's members and may grant them similar benefits. PIP members can receive benefits in countries with which the CBSA has an MRA, provided the member has provided consent in the CADI.

Officer

Means a person employed in the administration or enforcement of the Customs Act, the Customs Tariff or the Special Import Measures Act and includes any member of the Royal Canadian Mounted Police.

Partners in protection (PIP)

A cooperative program between private industry and the CBSA aimed at enhancing border and trade chain security.

Post-incident analysis (PIA)

The activities undertaken with a PIP member following a breach of supply chain security. The PIA will investigate the incident, identify any mitigating circumstances, and formulate a strategy for the prevention of future incidents.

Risk assessment

A screening process which verifies a business' eligibility for PIP membership, identifies potential vulnerabilities, and evaluates an acceptable level of risk.

SAFE Framework of standards to secure and facilitate global trade (SAFE Framework)

The SAFE Framework of Standards to Secure and Facilitate Global Trade is a regime developed by the WCO to enhance the security and facilitation of international trade. It sets forth principles and standards and presents them for adoption as a minimal threshold by WCO members.

Seal

Refer to High-security seal

Security profile

The fundamental document of the PIP program in which applicants or members provide tombstone information and details on their business operations, including supply chain partners, cargo-handling facilities and procedures, security practices, physical access controls, sealing protocols, information technology infrastructure, etc.

Site validation

An inspection of an applicant's or member's premises to verify the information provided in the security profile.

Sub-locator code

Is a four-digit identification number that identifies the location of goods, namely the sufferance warehouse where the goods are destined or will be destined in case they are referred, and are utilized by the CBSA to send appropriate electronic notifications.

Supply chain partner

A third-party facility involved in a member's business operations in relation to the cross-border movement of commercial goods, such as domestic or foreign suppliers, manufacturers, distribution centres, conveyances, warehouses, truck yards, and cargo handling/storage areas.

Terms and conditions

A voluntary agreement between a PIP member and the CBSA to enhance the security of the member's supply chain and to certify their participation in the PIP program.

Tombstone information

Basic applicant or member identifying information, including the business' names, divisions, points of contact, location addresses, telephone numbers, email addresses, business numbers, carrier codes, etc.

Trusted trader portal (TTP)

A secure online tool that allows members of the trade community to complete and submit applications for membership in the PIP program, as well as maintain their membership documentation online.

World Customs Organization (WCO)

An organization whose primary purpose is to facilitate the development of international trade through the improvement and harmonization of customs procedures.

Guidelines

General information

1. The Partners in Protection (PIP) program is designed to establish partnerships with trusted businesses in order to enhance the integrity of Canada's borders and the security of the international supply chain.

2. PIP members agree to implement and adhere to high security standards, while the CBSA agrees to support program members through the assessment of their physical and procedural security measures. Members are recognized as being Trusted Traders and enjoy benefits such as border recognition, facilitated processing, enhanced industry marketability, and access to the Trusted Trader Portal (TTP), while the CBSA is able to focus its resources on areas of higher or unknown risk.

3. To use Free and Secure Trade (FAST) lanes into Canada, carriers and importers must be authorized under the PIP program or under both the Custom Self-Assessment (CSA) and PIP programs. The driver must be registered in either the FAST Commercial Driver Program or the Commercial Driver Registration Program (CDRP). For US based highway carriers wishing to access FAST lanes when entering Canada, PIP membership remains mandatory.

4. The PIP program is an Authorized Economic Operator (AEO) program, which means it is aligned with the World Customs Organization (WCO) SAFE Framework. The SAFE Framework establishes universal standards for supply chain security that have been adopted by customs organizations worldwide.

5. Based on the SAFE Framework, PIP specifies a set of specific program requirements called Minimum Security Requirements (MSRs), refer to Appendix B: Minimum security requirements categories, that are among the conditions that must be met and maintained to be a PIP member. The MSRs are categorized into four main focus areas that encompass 10 supply chain security categories.

Corporate security

Risk assessment and planning
Personnel
Security training and education
Cyber security

Cargo and conveyance security

Transportation security
Seal security
Agriculture security

Physical security

Access controls
Physical controls

Supply chain partner security

Supply chain partner requirements

6. The CBSA has the authority to examine any shipment or conveyance that crosses the border into Canada, regardless of program membership. The CBSA may refer a PIP member's shipment for examination or verification activities, such as:

documentation review
contraband inspection
cab check
random examination
other reasons, as provided for in the Customs Act, or other legislation or regulations administered or enforced by the CBSA to fulfill the requirements of other government departments

Privacy statement

7. Information collected by the PIP program will be used to determine the eligibility of an applicant and to conduct compliance reviews (for example, to ensure that members continue to adhere to program requirements) and may be disclosed internally for the purposes of investigation and enforcement activities relating to program applicants and members. The information may also be used for statistical purposes, and to evaluate the program. Disclosure of the information collected in the PIP program application and supporting documents is governed by section 107 of the Customs Act.

8. In addition to the information outlined in the PIP program application and supporting documents, the CBSA may disclose the business name, address, contact information, business number, membership dates, membership status and business identifiers to other programs within the CBSA and to other government agencies, to confirm membership status, conduct debt checks or carry out the mandate of the CBSA, as applicable, under section 107 of the Customs Act.

9. Individuals have the right of access and/or can make corrections to their personal information under the Privacy Act. The information collected is described within Info Source under the PIP program detailed in CBSA Information about programs and information holdings.

Program membership

Eligibility criteria

10. Program eligibility requirements allow the CBSA to properly assess applicants prior to their authorization as well as validate, on a periodic basis, that existing members continue to meet these requirements. Having these processes ensures a fair and equitable treatment to all applicants and members.

11. To participate in the PIP program, a client must meet all of the following basic program eligibility requirements:

own or operate the headquarters or a branch office in Canada or the US that are involved in one or more of the recognized lines of business listed in paragraph 12, and maintain a valid Canadian business number
have cross-border trade history within the past 12 months; and for new applicants, at the time of application, have at least one cross-border movement within the previous 90 days
be solvent and have no unresolved debts or undischarged bankruptcy
have no convictions (for which a record suspension has not been received) under the Criminal Code of Canada or under any other federal or provincial legislation
have no convictions outside of Canada under foreign law that, if enforced in Canada, would constitute an offence under an Act of Parliament or under any other federal or provincial legislation
have no history of significant contraventions under the Customs Act or any of its regulations, or under any act or regulation enforced by the CBSA, Other Government Departments (OGD) or other international customs organization
be compliant with all MSRs outlined in the PIP security profile unless special consideration is given to the business' particular operations or security structure at the discretion of the CBSA
be registered in the CARM Client Portal (CCP) through Access the CARM Client Portal

12. For businesses based in Canada, membership in the PIP program is available to the following lines of business:

a. Commercial carriers operating in the highway, rail, marine and/or air modes, including couriers

Defined as an individual or business with a valid Carrier Code (CC) issued by the CBSA that undertakes, in a contract of carriage, to transport commercial goods by highway, rail, sea, or air, or by a combination of these modes.

b. Importer or exporter

Defined as an individual or business with a valid Business Number that brings commercial goods from a source outside of Canada into the Canadian domestic market, or vice versa, in the course of trade.

c. Warehouse operator (including marine terminal operator)

Defined as an individual or business with a valid Business Number or sublocator code that charges a fee for the receipt, storage, and handling (or other value-added service) of goods belonging to others.

d. Freight forwarder

Defined as an individual or business with a valid (bonded or non-bonded) freight forwarder code (FCC) issued by the CBSA that arranges for the transportation of goods, and may provide other services such as consolidation and deconsolidation of shipments and de-stuffing containers. For more information on freight forwarder codes refer to Memorandum D3-1-1: Policy respecting the importation and transportation of goods and/or contact the CBSA's CRU at [email protected].

e. Shipping agent

Defined as an individual or firm that transacts all business in a port on behalf of ship owners or charterers.

f. Customs broker

Defined as an individual or business licensed to carry out customs-related responsibilities on behalf of a client.

Customs Brokers, Shipping Agents and Warehouse Operators that do not have a sublocator code are required to use the manual process. To proceed, they must contact the Trusted Trader mailbox at [email protected] for instructions.

For more information on the CBSA's broker licensing requirements refer to Memorandum D1-8-1: Licensing of customs brokers.

For further information on BNs refer to the Canada Revenue Agency website.

13. For businesses based in the US, membership in the PIP program is available to carriers in all modes of transport, provided that they hold a valid Canadian CC, and to importers that conduct business in Canada (that is, hold a valid Canadian BN and file Canadian customs declarations) and are registered in the CCP.

PIP membership remains mandatory for US-based highway carriers wishing to access FAST lanes when entering Canada.

Application process

14. There is no fee for applying to the PIP program. Applicants with a BN, CC, sublocator code or FFC must submit their application electronically through the TTP.

15. In order to apply for PIP membership, an applicant's Authorized Officer must:

visit the TTP to request an activation code, obtain an online credential, such as a GCKey, and register for a TTP account; TTP activation codes will only be sent through a secure method where the identity of the recipient can be verified
submit a completed security profile
accept the Terms and Conditions of program membership
fill out the CADI form
provide the Articles of Incorporation (in the case of a corporation) or first page of the Minute Book (in the case of a US resident), including the certificate number, date of issue, and number of years in existence

16. The purpose of the Terms and Conditions of program membership is to set out the roles and responsibilities the CBSA and PIP members play to enhance the physical security and integrity of the production, transportation, importation, and/or exportation processes of members. Its purpose is also to formalize the applicant's commitment to uphold these Terms in the event that the applicant becomes a PIP member. The roles and responsibilities of PIP members set out in these Terms and Conditions do not affect any legal obligations of the members under any Act of Parliament. These Terms and Conditions represent mutual commitments between the CBSA and PIP members that are not intended to be legally binding or enforceable before the courts. Nothing in the document is intended to create a relationship, financial partnership, employer-employee, or joint enterprise between the CBSA and PIP members. The applicant and the CBSA agree with the roles and responsibilities set out in these Terms and Conditions.

In accordance with the PIP program's Terms and Conditions, members must:

ensure that security measures and systems continue to meet or exceed the MSRs set out in the PIP Security Profile and conduct yearly reviews of security measures and systems
inform the CBSA of any security issues and the inability to correct an identified security and/or non-conformity with the minimum security requirement, or eligibility criteria
train and ensure employees follow the security measures and the Terms and Conditions of the PIP program and ensure employees cooperate fully with the CBSA and ensure procedures are in place for employees to advise the CBSA of any suspicious circumstances involving potential or suspected illegal customs or immigration activities
conduct business dealings with entities that agree to take steps to ensure, that their security measures and systems meet or exceed the MSRs set out in the PIP Security Profile
advise the CBSA of any substantive company changes within 30 days, including any material changes affecting its Security Profile and/or company contact information
report any drugs or contraband found by an employee, without handling and without delay, to the CBSA and the appropriate law enforcement agency
refer any suspicious activities to the member's CBSA local CBSA office
provide the CBSA, upon request, with access to any security monitoring systems within the member's control that are utilized for premises security
make the CBSA familiar with relevant internal information and security systems and processes, where practicable and upon the request of the CBSA

17. The CADI is a form through which businesses may authorize the exchange of program-related information with foreign customs administrations' AEO programs through the CBSA's established MRAs. Businesses may modify the CADI at any time to extend or revoke information sharing permissions. The CADI also provides a Privacy Statement, and authorizes publishing of the business name on the CBSA website and info sharing for MRA purposes.

18. The processing of a PIP application consists of two distinct stages:

preliminary review of the information submitted to confirm program eligibility and ensure completeness and conduct a risk assessment
validation of the accuracy of the information submitted through the conduct of site visits; this confirms compliance with program MSRs and the identification of potential vulnerabilities

19. A request for additional or revised information will be sent to the applicant if any errors or omissions are identified at any stage in the application process. Failure to respond to such a request within the specified timeframe will result in denial of the application.

20. Upon final approval of membership in the PIP program, an official certification letter will be sent to the member.

21. Once accepted into the PIP program, members must confirm their continued participation, and verify their security profile information, on an annual basis. This may be done by logging on to the Sign in to the Trusted Trader Portal. In addition, members are responsible for providing updates through the TTP regarding any changes to their company contact information and business structure, as they occur.

Denial of applicant

22. Reasons for denial of a PIP program application may include, but are not limited to:

submission of false or misleading information
failure to respond to requests for additional or revised information within the specified timeframe
failure to notify the CBSA of changes to the business as they occur, including any changes to the supply chain, business structure, security practices, location(s) of operations
failure to meet PIP program eligibility requirements or MSRs
failure to pass a risk assessment or site validation
refusal to undergo a site validation
failure to address security deficiencies in a satisfactory manner within the specified timeframe
a security incident prior to program membership approval, such as an enforcement action at the border, a security breach involving cross-border freight, or an instance of cargo theft

23. Applicants are required to respond within the specified timeframe to all requests from the CBSA regarding their PIP program status, including requests to confirm or update business or contact information, schedule an on-site validation or a PIA, provide additional details on business or security practices, submit or verify information in the TTP, etc. Failure to respond to a request from the CBSA may result in denial of an application.

24. A letter stating the reason(s) for denial will be sent to the applicant via email following a denial decision.

Reapplication following denial

25. The PIP program reserves the right to specify reapplication timeframes on a case-by-case basis, and to disallow reapplication indefinitely when merited. Any restrictions on reapplication timeframes will be communicated to the applicant at time of denial.

Site Validations

26. Applicants to the PIP program must undergo a site validation to verify that the information provided in the security profile accurately reflects their supply chain. A CBSA officer will conduct an on-site validation of the business' facilities to assess compliance with PIP MSRs. Businesses must respond within the specified timeframe to all validation requests made by the CBSA.

27. Should the business decide to hire a third party to represent them during a site validation, and/or in any other interactions with the CBSA, they must provide the CBSA with a Third Party Authorization letter signed by an Authorized Officer (refer to Appendix A: Letter of authorization for details) of the business. The letter of authorization should be printed on the business' letterhead and should follow the suggested format outlined in this memorandum. The business maintains full liability for all information provided to the CBSA by their representative.

28. If the business has a complex business structure with multiple lines of business, divisions and/or locations, the CBSA will validate each mode and reserves the right to visit as many facilities as deemed necessary in order to ensure a thorough validation of the business' entire supply chain. At the discretion of the CBSA, a site validation may be extended to include the business' supply chain partner(s).

29. Upon approval of PIP membership, the date of the site visit will become the membership's effective date. Company will be subject to revalidation no later than one year following their four year anniversary date.

Transfer of membership

30. PIP membership can only be transferred after a comprehensive review by the CBSA. The subsequent decision to approve or deny the request will be made at the exclusive discretion of the agency. Any decision made is final and not subject to appeal.

31. PIP applicants or members that will undergo corporate amalgamation or acquisition, must contact the Trusted Trader mailbox at [email protected] to have their new corporate structure and program eligibility reviewed in order to be considered for continued participation in the PIP program.

Membership list

32. As a service to our members, the CBSA publishes a list of approved PIP members. The members listed are those that have consented on the CADI form to have their names posted and therefore this may not be a complete list of all PIP-approved members.

Withdrawal

33. A PIP application or membership may be withdrawn at any time. An application or membership that has been withdrawn will not be reinstated and a full reapplication will be required in order to be reconsidered for PIP membership.

Suspension

34. PIP members are required to maintain a good record of compliance in order to remain a member. When non-compliance occurs, members must respond to any request for information from the CBSA, and participate in any corrective process, including compliance notifications, requests for information, Action Plans, and PIA. Failure to meet program requirements may result in the suspension or cancellation of PIP membership.

35. Suspension of PIP program membership constitutes an interruption of all program benefits, including access to FAST lanes, and will result in the removal of the members' name from the list of approved PIP program members on the CBSA website.

36. Suspension is a temporary status that will lead to either reinstatement or cancellation of program membership. The member will be given an opportunity to correct the matter that gave rise to the suspension within 30 calendar days after the suspension has taken effect. If it is not possible for the member to make the required correction within the 30-day period, the member may make a written request within those 30 calendar days for an extension of time, providing a justification for the extension request.

37. CBSA may suspend PIP program membership for:

failure to respond to the CBSA in the manner specified in the correspondence, including notifications for revalidation and/or requests for information, within the specified timeframe; or for refusing access to the business' premises or to undergo a site validation
failure to disclose information that directly impacts the member's Profile, including security incidents or breaches
failure to abide by the Terms and Conditions of PIP membership, including notifying without delay the CBSA of changes to business operations or supply chain, business structure, security practices, or location(s) of operations
failure to continue to meet PIP program eligibility requirements, including but not limited to the requirements outlined in paragraph 11
failure to implement an Action Plan and/or to address MSR or compliance deficiencies in a satisfactory manner
contravening the Customs Act or any of its regulations, or any legislation enforced by the CBSA or a foreign customs organization
meeting the definition of a debtor as defined in section 97.21 of the Customs Act

38. A letter will be issued to the member via email following a CBSA decision to suspend program membership. The letter will be sent to the contact listed on the member's profile within the TTP. It will state the reason(s) for suspension, provide an effective date for the decision, and specify the suspension duration.

Cancellation

39. Cancellation of PIP program membership constitutes full cessation of all program benefits, including access to FAST lanes. The members' name will be removed from the list of approved PIP program members on the CBSA website.

40. CBSA may cancel PIP program membership for:

failure to address any reason that gave rise to the suspension within the specified suspension period
submission of false or misleading information
commission of a severe contravention of the Customs Act or any of its regulations, or under any legislation enforced by the CBSA or a foreign customs administration
commission of an offence for which the business has been criminally charged and convicted

41. A letter will be issued to the member following a CBSA decision to cancel program membership. The letter will be sent to the contact listed on the member's profile within the TTP and will state the reason(s) for cancellation, provide an effective date for the decision, and specify any conditions for appeal or reapplication. Refer to paragraph 47 for reapplication.

Appeals

42. Membership cancellations may be appealed. Only one appeal will be considered by the CBSA. In order to be considered, the appeal must:

state the PIP Membership Number
be submitted within 30 calendar days from the effective date of the decision being appealed
state the reason(s) for appeal, and include any supporting documentation
be submitted through Sign in to the Trusted Trader Portal if the member has an account or in writing to [email protected] should the client not have access to the Portal

43. The member's "cancelled" status will remain in effect throughout the duration of the appeal period. No administration of program membership will occur until the CBSA has rendered a decision.

44. If the CBSA grants the appeal of a decision to cancel program membership, the cancellation will end and program membership, including benefits, will be reinstated. Conversely, if the CBSA upholds a decision to cancel program membership the cancellation will remain in effect, and the member will be required to reapply to re-join the program, in accordance with paragraph 47.

45. The CBSA will acknowledge receipt of the appeal within 15 calendar days. Appeal decisions will be communicated within the following 60 calendar days.

46. An appeal may be held in abeyance when the CBSA determines that more information is required to render a decision. The CBSA will notify the member when an appeal is placed in abeyance pending receipt of the required information.

Reinstatement and Reapplication

47. The CBSA may reinstate program membership following the appeal of a cancellation decision, or following a suspension once corrective measures have been implemented to resolve identified deficiencies.

48. The PIP program reserves the right to specify reapplication timeframes on a case-by-case basis, and to disallow reapplication indefinitely when merited. Any restriction on reapplication timeframes will be communicated to the member at time of cancelation.

Post-incident analysis

49. The CBSA may conduct a PIA following an incident or breach of supply chain security to assess a member's compliance with PIP program requirements. The client will be notified when a PIA has been initiated. The letter will state the reason for the PIA and request the member's participation. The PIA will seek to:

identify the source of the incident
assess the member's response to the incident or breach, and cooperation with customs regulations and law enforcement (including self-reporting)
ensure the implementation of corrective measures to prevent future incidents

50. The purpose of a PIA is to assess compliance with PIP program requirements or obligations under the Customs Act following a security-related incident and to implement any necessary corrective action.

51. Incidents that require a PIA may include, but are not limited to:

a violation of the Customs Act or any of its regulations, or of any legislation enforced by the CBSA or other international customs organization
a violation of the Terms and Conditions or of PIP program policies
a perceived weakness in a PIP member's supply chain

52. Incidents that require a PIA may be brought to the attention of the CBSA by various means, including:

voluntary disclosure by the member or its authorized representative, in accordance with the obligations set out in the Terms and Conditions of PIP membership
communications with CBSA operations, including BSO
exchange of information with the US CTPAT program, or any other AEO program under an established MRA when authorized by the participant through the CADI
court decisions or legal publications
information in news media or other open sources

53. At the discretion of the CBSA, membership and related benefits, such as access to FAST lanes entering Canada, may be maintained or suspended throughout the duration of a PIA depending on the severity of the incident.

54. The outcome of a PIA will be determined by the CBSA upon consideration of all findings and pertinent information. Should any indicators of criminal activity be discovered in the course of a PIA, the CBSA may refer the findings to the appropriate law enforcement authority.

55. The outcome of a PIA may consist of:

an Action Plan to outline corrective measures in response to the incident
suspension or cancellation of program membership depending on the severity of the incident

56. If the program member gives an unsatisfactory explanation as to the possible cause(s) of the incident, fails to respond effectively to the incident, and/or is unwilling or unable to participate in a PIA, then program membership may be suspended or cancelled at the discretion of the CBSA.

57. Correspondence will be sent to the program member when a PIA has been concluded. The correspondence will state the outcome of the PIA and, in the event of a suspension or cancellation, will provide an effective date. A CBSA cancellation decision as a result of a PIA may be appealed by the member.

Action Plans

58. If supply-chain security gaps, compliance issues and/or breaches are identified either during a site validation or when an incident occurs, the CBSA may initiate an Action Plan to outline the corrective measures necessary for compliance with MSRs or other applicable obligations under the Customs Act, regulations or other legislation enforced by the CBSA. An Action Plan constitutes a mutual agreement between the member and the CBSA to address non-compliance.

59. The member must agree to the terms and timeframe specified in the Action Plan. Failure to abide by the terms of an Action Plan within the specified timeframe may result in the suspension or cancellation of program membership.

60. The member will be notified when an action plan is required. A reasonable timeframe will be determined by taking into consideration the complexity and specific nature if the issue(s) which gave rise to the Action Plan. Should the member feel they require additional time within which to address or correct the issue(s) they may make a written request for an extension of time.

61. If requested, an extension to the Action Plan timeframe may be granted at the discretion of the CBSA. Such requests will be reviewed by the CBSA on a case-by-case basis.

62. A CBSA officer will follow up with the member upon completion of an Action Plan to verify that corrective measures have been appropriately implemented.

Site Revalidation

63. PIP membership requires a renewed site visit or alternate form of validation as part of the revalidation process, which occurs every four years. Unless otherwise determined by the CBSA, membership will remain active throughout the revalidation process. Members will be notified when they are due for revalidation, and must acknowledge this notification in the TTP within 30 calendar days by reviewing and updating their membership information. Should an acknowledgement not be received within the prescribed timeline, suspension of the program membership may ensue.

64. At the discretion of the CBSA, PIP members are subject to compliance reviews and/or site visits at any time, during the regular revalidation cycle, in order to ensure alignment with MSRs and all other program requirements.

Cargo seal requirements

65. All PIP program applicants and members must have a written seal policy in accordance with PIP program MSRs. This must include procedures for proper disposal of used seals in order to mitigate the risk of counterfeit seals. All PIP shipments that can be sealed must be secured immediately after loading/ stuffing with a high security seal that meets or exceeds the most current ISO 17712 standard for high security seals.

66. PIP members are responsible for monitoring their supply chains and ensuring seal integrity throughout the life cycle of a shipment of goods, including proper use of high-security seals, in accordance with PIP seal requirements.

General seal requirements for all PIP members

67. PIP members must ensure that a high-security seal is affixed to all loaded containers and trailers that cross the border in either direction, including shipments that cross the border while in transit to a domestic location.

68. For PIP program purposes, high-security seals are classified as meeting or exceeding the ISO/PAS 17712 standard for mechanical freight container seals. All high security seals must be securely and properly affixed to conveyances that are transporting PIP Members' cargo to/from Canada.

69. PIP members must:

Ensure that seals are affixed to all shipments by an authorized individual who is appropriately trained in the proper application and use of high-security seals.
Acquire seals from a legitimate manufacturer and obtain the manufacturer's test report to be kept for future reference and verification that seals meet the ISO/PAS 17712 standard.
Have clearly defined written procedures that stipulate how high security seals are controlled. This includes access, inventory, distribution, tracking and procedures for seal discrepancies. Seals must be controlled and secured by authorized personnel.
Inspect seals on all cargo-laden containers and trailers. The receiving party is responsible for verifying seal integrity at each transfer of custody.
Report any seal discrepancies or evidence of tampering to a BSO at the point of entry into Canada, or to an appropriate law enforcement authority such as local police. All discrepancies and instances of tampering must be noted in the cargo documentation.
Have documented protocols that describe the steps that must be taken if a seal is found to be compromised, altered, tampered with, or has the incorrect seal number and must include documentation of the event, communication protocols to partners, and investigation of the incident. The findings from the investigation must be recorded in a report, and any corrective actions must be implemented as quickly as possible.
Oversee and advise their supply chain partners to ensure that pertinent security measures are in place, including proper use of high-security seals, from point of origin through to final destination.
Document all requirements they impose on their supply chain partners with regard to the application and verification of high-security seals.
Conduct audits of high security seals that includes periodic inventory of stored seals, and reconciliation against seal inventory logs and shipping documents. All audits must be documented. As part of the overall seal audit process, dock supervisors and/or warehouse managers must periodically verify seal numbers used on conveyances.

Specific seal requirements by line of business

70. If a PIP-approved carrier in any mode takes possession of a container or trailer that has not been sealed, the onus shifts to the carrier to seal the container/trailer and to record the seal number on the bill of lading.

71. Highway carriers: Responsible for inspecting the condition of seals and for comparing each seal number against the shipping documentation. If a seal has been broken, highway carriers must report to their dispatcher the name(s) of the person(s) responsible as well as the number of the new seal that is placed on the container/trailer.

Note: In the highway mode, an empty container/trailer does not require a high-security seal to cross the border into Canada. However, a container/trailer containing dunnage without cargo on board is not considered to be empty and therefore requires a high-security seal.

72. Rail carriers: Responsible for affixing a high-security seal to all loaded rail cars and intermodal containers that are transported by rail and destined for Canada. Rail cars crossing the border into Canada must comply with seal verification rules and seal anomaly reporting requirements. Rail hopper cars, that load from the top and use gravity to empty the contents, are not suitable for the application of seals. Other types of rail cars unable to accept seals include tank cars, bulk or open top loads, gondola and center beam rail cars, flatbeds.

73. Marine carriers: Responsible for inspecting seals and documenting their condition before containers are loaded onto a vessel.

Note: In the marine mode, all containers bound for Canada must be visually inspected and sealed, even when empty.

74. Air carriers: Responsible for overseeing all cargo loaded on board an aircraft in a manner pursuant to applicable laws and regulations. When an air carrier contracts supply chain partners to control a specific element of the cargo transportation service (such as an airport terminal, a unit load device, the direct handling of cargo containers, or any process subject to seal requirements), the air carrier must work with its supply chain partners to ensure that pertinent security measures are implemented and followed.

75. Importers and warehouse operators: Must inspect all seals prior to removal and note any discrepancies between the seals and the information listed in the cargo documentation. Any indicators of illicit activity must be reported to the CBSA or an appropriate law enforcement agency.

76. Exporters and freight forwarders: Responsible for sealing all containers/trailers until the carrier assumes control, and for ensuring that all seal numbers are recorded on the bill of lading.

Seal exceptions, replacements, and non-compliance

77. Shipments that are less-than-truck-load (LTL) or less-than-container-load (LCL) may use high-security padlocks or similar locking devices instead of high-security seals when the pick-up or delivery of local freight involves multiple stops. However, LTL and LCL carriers must (at the very least) use a high security padlock or a similar appropriate locking device when picking up local freight in an international LTL or LCL environment. At the last pickup site prior to crossing the border, the carrier must seal the load with an ISO 17712 compliant high security seal. In such cases, PIP members must implement strict controls to limit access to padlock keys or combinations that can open the padlocks.

Note: If a consolidation hub is used, the seal number(s) may be recorded on the consolidated lead sheet rather than the individual bills of lading. The seal number(s) should be listed on the documents presented to a BSO.

78. Some commercial loads and conveyances are not suited to accommodate high-security seals or padlocks (for example, tank trailers, bulk or open-top loads, dump trailers, tractors, open or soft-sided trailers, step decks, flatbeds, livestock trailers, and other types of open trailers or oversize loads for which a seal will not detect access). In such cases, PIP members must demonstrate documented procedures to ensure cargo integrity during transit. For example, cargo access could be detected by using tamper-evident tape or by undertaking more thorough and/or frequent documented inspections. For commercial loads or conveyances not suitable for sealing with a high security seal (that is, flatbeds), PIP Members must have documented procedures in place to ensure the integrity of the cargo while in-transit.

79. If a seal is removed while en route to Canada, even by government officials, it is the carrier's responsibility to replace the seal and document its particulars, including the new seal number, on all pertinent cargo documentation. If during a CBSA examination a seal is removed to facilitate the inspection, the carrier is not required to reseal if a BSO affixes a CBSA high-security seal. It should be noted that the CBSA is not required to supply such seals and doing so is the discretion of the officer. It is however required that a new high-security seal be applied following examination when the goods are still en route to final destination. In the event that the construction of a conveyance, trailer or container prohibits the application of the CBSA high-security ISO 17712 seal following the CBSA examination, the carrier may apply their own ISO 17712 compliant high-security seal. In such cases, PIP program members must have documented strict controls to limit access to seals in line with the requirements outlined in section 69 of this memorandum. Namely, the rigorous requirements surrounding acquisition, control, tracking and application of said seals.

80. Depending on the frequency and/or severity of occurrence, non-compliance with PIP program seal requirements may result in:

placement on an Action Plan to address security deficiencies
suspension or cancellation of program membership; before cancellation, a CBSA officer will conduct a follow-up to give the business an opportunity to rectify the situation

Additional Information

81. To obtain a copy of the TTP User Guide or if your inquiry is related to an ongoing application or revalidation, email [email protected].

Appendix A: Letter of authorization

(Sample only)

[Insert business letter head]

Date:

[insert information]

To:

Canada Border Services Agency

Subject:

Letter of authorization

This is to advise you that:

Name of representative:

[insert information]

Address:

[insert information]

City/province/state:

[insert information]

Postal/zip-code:

[insert information]

Is authorized by:

Name of business:

[insert information]

Address:

[insert information]

City/province/state:

[insert information]

Postal/zip-code:

[insert information]

To provide information to the Canada Border Services Agency (CBSA) on behalf of the business as required in relation to the Partners in Protection program.

[Insert business name] acknowledges that by authorizing the above noted representative, it assumes full liability for all information provided to the CBSA by their representative.

This authorization is valid until further notice.

Authorized signature:

[insert information]

Title:

[insert information]

Telephone number:

[insert information]

Appendix B: Minimum security requirements categories

Corporate security

Risk assessment and planning

Requirements in this category emphasize the need for PIP Members to periodically conduct risk assessments of their supply chain, the factors to consider when developing a risk assessment, and the importance of having a proactive strategy in place to ensure the continuation of secure trade in the event of a crisis, emergency or security situation, and the importance of having documented contingency plans in place.

Personnel security

A company's workforce is a valuable security asset but can also create considerable risks. Personnel security programs are essential to prevent and mitigate human resource security risks. Requirements and recommendations focus on employee screening, pre-employment verifications and background checks.

Security training and education

One of the key aspects of an effective security program is education. Making employees aware of security risks and threats, their role in the supply chain and why security measures are in place makes them more likely to adhere to security protocols. Requirements and recommendations associated with security education ensure that employees receive the training required to identify, prevent and respond to security threats and breaches.

Cybersecurity

In a digital world, cybersecurity is the key to protecting the integrity of an organization's security architecture and safeguarding its data, servers, networks, electronic systems, computers etc. against attack, damage or unauthorized access. Requirements in this category expand on cybersecurity protocols to improve security controls and the management of cybersecurity to better detect cyberattacks and prevent loss of information.

Cargo and conveyance security

Transportation security

Transportation security requirements focus on the integrity of processes related to the transportation, handling, staging, loading and storage of cargo in the supply chain as well as storage and security inspections of conveyances and instruments of international trade (IIT) to protect against the introduction of unauthorized material and/or persons. It is critical to prevent, detect and/or deter un-manifested material and/or unauthorized personnel from gaining access to conveyances and ITT and to ensure that inspections include identifying and mitigating any visible pest contamination.

Seal security

The proper sealing of cargo is an essential element of a secure supply chain and helps assure the security of goods being imported into or exported from Canada. The effectiveness of high security seals is strongly dependent on the proper protocols for using them. Requirements in the seal security category focus on the importance of having documented seal policies and procedures in place that address all aspects of seal security including installation, removal, disposal, storage and training etc.

Agricultural security

Canada's well-established agriculture and forestry industries are key components of the Canadian economy and of Canada's trade portfolio. The Agricultural and the environment is threatened by the introduction of foreign animal and plant diseases and pests and contaminants such as soil, manure, seeds, straw and plant and animal material which may harbor invasive and destructive pests and diseases. Eliminating pests and contaminants in all conveyances and all types of cargo may decrease cargo holds, delays and commodity returns or treatments. Inspections of cargo, conveyances and IIT must include a check for visible pest contamination. No specialized equipment or expertise is required.

Physical security

Access controls

Access controls prevent unauthorized access to facilities, protect company assets, maintain control of employees and visitors and ensure that only authorized individuals gain the access necessary to undertake their duties. Access controls must include the positive identification of all employees, visitors, and vendors at all points of entry.

Physical controls

Physical security controls assure the security of facilities by preventing, detecting, and deterring unauthorized personnel from gaining access to facilities. Requirements aligned to physical security include fencing, gates, parking, physical barriers and lighting in addition to technology guidelines that must be followed if utilizing security technology such as intrusion alarms and video camera equipment to monitor facilities.

Supply chain partner security

Supply chain partner requirements

The supply chain incorporates all aspects of moving material from the vendor through the manufacturing process to the final customer and requires PIP Members to collaborate with a variety of domestic and international supply chain partners. When a company outsources or contracts out elements of its international supply chain, they must follow established risk based processes when selecting, screening and monitoring supply chain partners (SCP) to ensure that sound security measures are in place and adhered to.

Supply chain partners encompass those involved both directly and indirectly in the movement of international goods and includes freight forwarders, vendors, product suppliers, manufacturers, carriers, customs brokers (who only handle the documents) and others that may not directly handle the cargo, but may have operational control such as Third Party Logistics Providers (3PLs). Any portion of the transport that is subcontracted, must also be considered because greater risk is involved with more layers of indirect parties.

References

Consult these resources for further information.

Applicable legislation

Superseded D memorandum

D23-1-1 dated March 22, 2024

Issuing office

Trusted Trader Programs Unit
Trusted Trader Programs Division
Commercial Program Directorate
Commercial and Trade Branch

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Contact border information services

Related links

Mémorandum D23-1-1 : Programme partenaires en protection

https://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/dm-md/d23/d23-1-1-fra.html

ISSN 2369-2405

Ottawa, le 6 janvier 2026

Ce document est disponible en format PDF (430 Ko)

Résumé en langage clair

Public cible : transporteurs commerciaux des modes routier, importateurs, exportateurs, exploitants d'entrepôt, agents d'expédition, agents maritimes, courtiers en douane

Sujet principal : Comment appliquer et participer au Programme partenaires en protection.

Mots-clés : négociant fiable, partenariat, sécurité de la chaine d'approvisionnement, exigences minimales de sécurité, EXPRESS, sécurité physique et procédurale

Sur cette page

Mises à jour apportées à ce mémorandum

La section des définitions a été révisée. Les critères d'admissibilité ont été clarifiés et incluent le critère selon lequel tous les demandeurs/membres doivent être inscrits au portail client de la Gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC (GCRA). Les sections Retrait, Suspension, Annulation et Appels ont été révisées pour plus de clarté. Les exigences minimales liées à la sécurité ont été mises à jour pour refléter les changements les plus récents apportés à ces exigences.

Définitions

Agent

Toute personne affectée à l'exécution ou au contrôle d'application de la Loi sur les douanes, du Tarif des douanes ou de la Loi sur les mesures spéciales d'importation, et cette définition s'applique aux membres de la Gendarmerie royale du Canada.

Analyse après incident (AAI)

Ensemble des activités entreprises en collaboration avec un participant au programme Partenaires en protection (PEP) à la suite d'une atteinte à la sécurité de la chaîne d'approvisionnement. L'AAI détermine la source de l'incident et les circonstances atténuantes, le cas échéant, et formule une stratégie de prévention de tels incidents à l'avenir.

Attestation et autorisation de communication de renseignements (AACR)

Un formulaire utilisé pour informer les membres du programme PEP de la collecte, de l'utilisation et de la communication de leurs renseignements. Il permet aux participants au programme PEP de donner leur consentement, à leur discrétion, pour ce qui suit : site Web de l'ASFC, ententes de reconnaissance mutuelle (ERM). L'AACR permet au participant du programme PEP d'autoriser l'échange de renseignements relatifs au programme de l'ASFC avec d'autres organisations douanières aux termes d'ententes de reconnaissance mutuelle afin de tirer des avantages dans un autre pays.

Cadre de normes visant à faciliter et à sécuriser le commerce mondial (Cadre SAFE)

Le cadre de normes visant à faciliter et à sécuriser le commerce mondial est un régime mis au point par l'Organisation mondiale des douanes (OMD) pour renforcer la sécurité et faciliter le commerce mondial. Il énonce les principes et les normes que les pays membres devraient adopter comme exigences minimales.

Certificat de constitution

Document juridique relatif à la formation d'une entreprise ou d'une société. Il s'agit d'une autorisation pour constituer une société délivrée par un État, une province ou une entité fédérale.

Certificat de fusion

Document juridique indiquant la combinaison de plusieurs entreprises en une nouvelle entité.

Chargement partiel/conteneur incomplet

Termes utilisés lorsqu'une quantité de fret ne peut remplir un camion ou un conteneur ordinaire ou lorsque du fret ou des expéditions de plus d'un expéditeur occupent le même conteneur. Ces termes s'appliquent souvent aux entreprises qui exercent des activités de ramassage et de livraison du fret est ajouté en route.

CléGC

Nom d'utilisateur et mot de passe uniques choisis par l'utilisateur qui protègent ses communications en ligne avec le gouvernement du Canada. Justificatif d'identité recommandé pour le Portail des négociants dignes de confiance (PNDC) qui permet au gouvernement du Canada d'authentifier l'identité des utilisateurs. Les justificatifs de sécurité fournissent un moyen sécuritaire et sécurisé d'accéder à de l'information ou à des services. Toutes les personnes, même si elles travaillent pour la même entreprise, doivent avoir leur propre justificatif d'identité afin de se connecter au PNDC.

Code d'agent d'expédition

Identificateur unique de quatre caractères établi par l'ASFC pour identifier un agent d'expédition particulier.

Code de sous-emplacement

Numéro d'identification à quatre chiffres qui désigne le lieu où se trouvent les marchandises, soit l'entrepôt d'attente où elles sont dirigées ou seront dirigées si elles sont renvoyées. L'ASFC se sert de ce code pour envoyer les avis électroniques.

Code de transporteur

Identificateur unique de quatre caractères établi par l'ASFC pour identifier un transporteur particulier.

Connaissement (ou manifeste)

Document délivré par un expéditeur à un transporteur, qui contient les conditions du contrat de transport et une liste de toutes les marchandises à expédier. Il appartient à l'expéditeur de remplir le connaissement et de le fournir au transporteur lorsque l'expédition est envoyée. Il appartient au transporteur de fournir une copie à l'importateur comme preuve du transfert des marchandises et accusé de réception.

Demandeur

Une entreprise qui présente une demande de participation au programme PEP en remplissant le formulaire de demande. L'entreprise reste un demandeur jusqu'à que ce l'obtention d'une décision d'approbation. À ce moment seulement, elle devient un participant.

Entente de reconnaissance mutuelle (ERM)

Entente qui étend le réseau international d'entreprises à faible risque accréditées. Une ERM peut être conclue entre l'ASFC et une administration douanière nationale compatible lorsque les programmes de partenariat entre les douanes et les entreprises des deux pays appliquent des normes de sécurité et des pratiques de validation des lieux semblables au moment d'approuver la participation d'entreprises à leur programme respectif, et peuvent donc reconnaître les participants au programme de l'autre pays et leur accorder des avantages semblables. Les participants au programme PEP peuvent obtenir des avantages dans les pays avec lesquels l'ASFC a une ERM, si le participant a donné son consentement dans l'AACR.

Entreprise

Société constituée, société à propriétaire unique ou partenariat.

Évaluation des risques

Processus de filtrage qui permet de vérifier si une entreprise peut participer au programme PEP, de cerner les points vulnérables éventuels et d'évaluer le niveau de risque acceptable.

Exigences minimales relatives à la sécurité (EMS)

Ensemble d'exigences relatives à la sécurité portant sur toutes les composantes de la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise qui doivent être respectées par celle-ci pour être reconnue comme un participant au programme PEP.

Expéditions rapides et sécuritaires (EXPRES)

Initiative conjointe du Canada et des États-Unis qui offre une option de dédouanement accéléré aux importateurs et aux transporteurs préalablement approuvés, ainsi qu'aux chauffeurs inscrits, pour le passage à la frontière des marchandises commerciales admissibles ayant fait l'objet d'une approbation préalable.

Fardage

Tout matériel servant à retenir, à supporter et à transporter du fret pendant qu'il est en transit, y compris des palettes en bois, des râteliers, des sangles, des sacs, des emballages.

Installation

Tout endroit où un participant mène des activités d'exploitation qui ont trait à la circulation transfrontalière de marchandises commerciales, y compris les lieux où le fret est manutentionné ou entreposé. Le profil de sécurité d'une entreprise doit présenter la liste de toutes les installations exploitées par cette entreprise.

Lettre d'autorisation

Lettre fournie à l'ASFC par l'entreprise participante, et autorisant un représentant de tierce partie à fournir de l'information à l'ASFC au nom de l'entreprise. Celle-ci conserve l'entière responsabilité à l'égard de tous les renseignements que son représentant fournit à l'ASFC.

Mandataire

Un mandataire doté du pouvoir légal de signer agit à titre de représentant officiel d'une entreprise et prend des décisions au nom de celle-ci. Il peut s'agir, entre autres, d'un président-directeur général (PDG), d'un directeur financier, d'un président, d'un vice-président, d'un propriétaire, d'un partenaire, d'un secrétaire-trésorier, d'un administrateur, d'un directeur ou d'une autre personne autorisée. Cette personne devient le propriétaire du compte du PNDC, à qui il incombe d'accepter les modalités de participation au programme PEP, de remplir le formulaire AACR, et de recevoir les avis concernant la demande de participation ou le statut de participant de l'entreprise. Aux fins de l'administration de la participation au programme PEP, l'ASFC peut exiger la preuve documentaire du statut de mandataire de la personne.

Marchandises commerciales

Marchandises importées au Canada pour vente, ou pour tout usage commercial, industriel, professionnel, institutionnel ou autre semblable.

Modalités

Accord volontaire conclu entre un participant au programme PEP et l'ASFC dans le but de renforcer la sécurité de la chaîne d'approvisionnement du participant et d'attester sa participation au programme.

Numéro d'entreprise (NE)

Code alphanumérique de 15 caractères attribué à une entreprise par l'Agence du revenu du Canada (ARC) afin de l'identifier. Ce code se compose d'un numéro d'inscription de neuf chiffres et d'un identificateur de compte de six caractères (par exemple, 123456789RM0002 : le numéro d'inscription 123456789 identifie la personne morale, tandis que l'identificateur de compte RM0002 désigne la division ou la direction particulière de cette personne morale).

Opérateur économique agréé (OEA)

Partie qui participe à la circulation internationale de marchandises dans l'exercice d'une fonction qui est agréée par une administration douanière nationale (ou en son nom) comme respectant les exigences en matière de sécurité de la chaîne d'approvisionnement de l'OMD ou l'équivalent énoncé dans le Cadre SAFE. L'expression sert également à désigner les programmes commerciaux de l'administration douanière nationale qui sont conformes au Cadre SAFE.

Organisation mondiale des douanes (OMD)

Organisation dont le but premier est de faciliter l'élaboration de normes internationales, de promouvoir la coopération et de renforcer les capacités afin de faciliter les échanges commerciaux légitimes, de sécuriser la perception des recettes et de protéger la sécurité.

Partenaire de la chaîne d'approvisionnement

Établissement de tierce partie qui prend part aux activités d'exploitation relatives à la circulation transfrontalière de marchandises commerciales d'un participant au programme, y compris des fournisseurs nationaux ou étrangers, des fabricants, des centres de distribution, des transporteurs, des entrepôts, des cours de camionnage et des installations de manutention / d'entreposage de marchandises.

Partenaires en protection (PEP)

Programme coopératif entre l'industrie privée et l'ASFC qui vise à sécuriser la frontière et la chaîne commerciale.

Partenariat entre les entreprises et les services des douanes contre le terrorisme (Customs trade partnership against terrorism (CTPAT))

Programme volontaire de sécurité de la chaîne d'approvisionnement dirigé le Service des douanes et de la protection des frontières (Customs and Border Protection (CBP)) des États-Unis, et mettant l'accent sur le renforcement de la sécurité de la chaîne d'approvisionnement des entreprises privées.

Participant

Une fois qu'une décision d'approbation a été rendue, le demandeur devient participant au programme PEP.

Personne morale

Association, entreprise constituée en société, partenariat, entreprise individuelle, fiducie ou particulier ayant un statut juridique. Une personne morale a la capacité de conclure des ententes ou des contrats, de s'acquitter d'obligations, de contracter et de payer des dettes, de poursuivre et d'être poursuivie en justice en tant que droit, et d'être tenue responsable de ses agissements.

Plan d'action

Établi par l'ASFC à l'intention d'un participant dans le cadre du programme PEP, le plan d'action énonce les mesures correctives nécessaires et fixe un délai raisonnable pour leur mise en œuvre afin d'assurer la conformité aux EMS. S'il donne suite au plan d'action de façon appropriée, un participant peut éviter la suspension ou l'annulation de sa participation au programme.

Portail client de la GCRA

Le portail client de la Gestion des cotisations et des recettes de l'ASFC (GCRA) sera le principal carrefour pour la déclaration et la gestion des recettes de l'ASFC. Il s'agit d'une plateforme en ligne permettant aux membres du Programme des négociants dignes de confiance d'accéder à leur compte en ligne et d'effectuer des transactions.

Portail des négociants dignes de confiance (PNDC)

Outil en ligne sécurisé qui permet aux négociants de remplir et de présenter des demandes de participation au programme PEP et de mettre à jour les documents relatifs à leur participation.

Profil de sécurité

Document fondamental du programme PEP dans lequel les participants fournissent des renseignements de base et de l'information détaillée sur leurs activités d'exploitation, notamment en ce qui concerne les partenaires dans la chaîne d'approvisionnement, les installations et procédures de manutention des marchandises, les pratiques de sécurité, les contrôles matériels de l'accès, les protocoles relatifs aux scellés, l'infrastructure des technologies de l'information.

Programme d'autocotisation des douanes (PAD)

Programme d'approbation préalable du secteur commercial qui simplifie les exigences à la frontière afin d'accorder aux importateurs et aux transporteurs approuvés, ainsi qu'aux chauffeurs inscrits, les avantages d'une option de dédouanement simplifiée pour les marchandises admissibles au PAD.

Programme des expéditions de faible valeur par messagerie (EFVM)

Programme du secteur commercial visant à simplifier le processus d'importation des marchandises de faible valeur. Le programme simplifie le traitement douanier des expéditions d'une valeur d'au plus 3 300 $CAN et offre une mainlevée accélérée aux services de messagerie.

Renseignements de base

Données fondamentales qui permettent d'identifier un participant, y compris le ou les noms, divisions, personnes-ressources, adresses, numéros de téléphone et adresses de courriel d'une entreprise, ainsi que son ou ses numéros d'entreprise et codes de transporteur.

SAP-ISO 17712

Spécification accessible au public de l'Organisation internationale de normalisation. SAP-ISO 17712 définit les divers types de scellés de sécurité disponibles et décrit en détail les exigences de rendement générales visant chaque type de produit, ainsi que toutes les spécifications d'essai.

Scellé

Se référer à « Scellé de haute sécurité ».

Scellé de haute sécurité

Aux fins du programme PEP, les scellés mécaniques de haute sécurité de conteneur de fret doivent respecter ou dépasser la norme actuelle SAP-ISO 17712 pour les scellés mécaniques de conteneur de fret. Les scellés qui respectent ou dépassent cette norme sont faits de matériaux métalliques résistants dans le but de retarder l'intrusion, et doivent normalement être enlevés au moyen de coupe-boulons ou de coupe-câbles. Un scellé est considéré comme étant « indicatif » (I), de « sécurité » (S) ou de « haute sécurité » (H). Les entreprises doivent accepter d'utiliser des scellés de la catégorie H (haute sécurité) aux fins du programme PEP.

Service des douanes et de la protection des frontières (Customs and Border Protection (CBP))

Organisme fédéral de l'exécution de la loi du département de la Sécurité intérieure des États-Unis qui est chargé de la réglementation et de la facilitation du commerce international, de la perception des droits à l'importation et de l'exécution des règlements américains sur le commerce, les douanes et l'immigration notamment.

Statuts constitutifs

Document juridique qui officialise la constitution d'une entreprise et qui en définit l'objet et les règles afin que celle-ci soit considérée comme « constituée en société ». Au Canada, un tel document est présenté à un gouvernement provincial ou territorial ou au gouvernement fédéral par le fondateur de la société. Aux États-Unis, ce document est présenté à un État et est régi par les lois de cet État.

Transporteur

Toute personne qui, conformément au Règlement sur le transit des marchandises est autorisée à transporter des marchandises ou à faire transporter des marchandises.

Validation des lieux

Inspection matérielle des locaux d'un participant ou d'un demandeur effectuée dans le but de vérifier les renseignements fournis dans le profil de sécurité.

Lignes directrices

Généralités

1. Le programme partenaires en protection (PEP) vise à établir des partenariats avec des entreprises dignes de confiance en vue de consolider l'intégrité des frontières canadiennes et d'accroître la sécurité de la chaîne d'approvisionnement internationale.

2. Les membres du programme PEP conviennent de mettre en œuvre et de respecter des normes de sécurité rigoureuses, tandis que l'ASFC convient d'aider les participants à évaluer leurs mesures de sécurité matérielles et administratives. Ainsi reconnus à titre de négociants dignes de confiance, les participants au programme bénéficient d'avantages, tels que la reconnaissance à la frontière, le traitement accéléré, une facilité de négociation accrue auprès de l'industrie, des séances de sensibilisation aux problèmes de sécurité et l'accès au Portail des négociants dignes de confiance (PNDC). Parallèlement, le programme permet à l'ASFC de concentrer ses ressources sur des domaines à risque élevé ou inconnu.

3. Pour utiliser les voies du programme Expéditions rapides et sécuritaires (EXPRES) les transporteurs et importateurs doivent être autorisés dans le cadre du programme PEP ou du Programme d'autocotisation des douanes (PAD) et du programme PEP. Le chauffeur doit être inscrit au programme EXPRES pour les chauffeurs du secteur commercial ou au Programme d'inscription des chauffeurs du secteur commercial (PICSC). En ce qui concerne les transporteurs routiers basés aux États-Unis qui souhaitent accéder aux voies EXPRES lorsqu'ils entrent au Canada, l'adhésion au programme PEP demeure obligatoire.

4. Le programme PEP est un programme d'opérateurs économiques agréés (OEA) ce qui signifie qu'il est harmonisé avec le Cadre de normes visant à sécuriser et à faciliter le commerce mondial (Cadre SAFE) de l'Organisation mondiale des douanes (OMD). Le Cadre SAFE définit des normes universelles de sécurité de la chaîne d'approvisionnement qui sont adoptées par les organisations douanières du monde entier.

5. En se fondant sur le Cadre SAFE, le programme PEP établit un ensemble d'exigences précises relatives à l'admissibilité au programme appelées « exigences minimales relatives à la sécurité » (EMS), se référer à l'Annexe B : Catégories des exigences minimales relatives à la sécurité, qui font partie des conditions qui doivent être remplies et maintenues pour participer au PEP. Les EMS sont classées en quatre domaines prioritaires, qui à leur tour englobent 10 catégories de sécurité de la chaîne d'approvisionnement.

Sécurité organisationnelle

Évaluation des risques et planification
Personnel
Formation et sensibilisation à la sécurité
Cybersécurité

Sécurité du fret et des moyens de transport

Sécurité du transport
Sécurité des scellés
Sécurité agricole

Sécurité matérielle

Contrôles d'accès
Contrôles physiques

Sécurité des partenaires de la chaîne d'approvisionnement

Sécurité des partenaires de la chaîne d'approvisionnement

6. L'ASFC est autorisée à inspecter toute expédition et tout moyen de transport qui franchit la frontière pour entrer au Canada, sans égard au statut de participant au programme de l'expéditeur. En effet, l'ASFC peut soumettre l'expédition d'un participant PEP à des activités de vérification, telles que :

un examen des documents;
des inspections de détection de la contrebande;
des contrôles de cabine;
des examens aléatoires;
d'autres raisons, comme le prévoit la Loi sur les douanes, ou d'autres lois ou règlements administrés ou appliqués par l'ASFC pour répondre aux exigences d'autres ministères.

Énoncé de confidentialité

7. Les renseignements recueillis par le programme PEP serviront à déterminer l'admissibilité des demandeurs et à réaliser des examens de la conformité (par exemple, afin de confirmer que les participants continuent de respecter les exigences du programme), et peuvent faire l'objet d'une communication interne à des fins d'enquête et d'activités d'exécution de la loi concernant les entreprises qui demandent de participer au programme et celle qui y participent. Les renseignements peuvent également servir à des fins statistiques ainsi que pour à évaluer le programme. La communication des renseignements recueillis dans la demande de participation au programme PEP et dans les documents justificatifs est assujettie à l'article 107 de la Loi sur les douanes.

8. Outre les renseignements figurant dans la demande de participation au PEP et les documents à l'appui, l'ASFC peut communiquer le nom, l'adresse et les coordonnées de l'entreprise, le numéro d'entreprise, les dates d'adhésion, le statut de membre et les identificateurs de l'entreprise à d'autres programmes de l'Agence et à d'autres ministères afin de confirmer le statut de participant, d'effectuer des vérifications de créance ou de réaliser le mandat de l'ASFC, selon le cas, en application de l'article 107 de la Loi sur les douanes.

9. Au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne a le droit d'accéder à ses renseignements personnels et d'y apporter des corrections. Les renseignements recueillis sont décrits en détail dans Info Source, sous la rubrique du PEP, dans Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements.

Participation au programme

Critères d'admissibilité

10. Les exigences relatives à l'admissibilité au programme permettent à l'ASFC de bien évaluer les demandeurs avant leur autorisation et de vérifier périodiquement que les participants actuels continuent de satisfaire à ces exigences. Ces processus assurent un traitement juste et équitable à tous les demandeurs et à tous les participants.

11. Pour participer au PEP, le client doit répondre à tous les critères d'admissibilité de base suivants :

posséder ou exploiter un siège social ou une succursale au Canada ou aux États-Unis, qui est impliqué dans un ou plusieurs des secteurs d'activité reconnus énumérés au paragraphe 12, et conserver un numéro d'entreprise canadien valide;
avoir un historique d'échanges commerciaux transfrontaliers au cours des 12 derniers mois; et pour les nouveaux demandeurs, avoir effectué au moins un mouvement transfrontalier au cours des 90 derniers jours au moment de la demande;
être solvable, n'avoir aucune dette impayée et ne pas être un failli qui n'a pas été libéré;
ne pas avoir été reconnu coupable d'une infraction (à l'égard de laquelle une suspension du casier n'a pas été reçue) aux termes du Code criminel du Canada ou de toute autre loi fédérale ou provinciale;
ne pas avoir été reconnu coupable d'une infraction à une loi étrangère, à l'extérieur du Canada, qui aurait constitué une infraction au sens d'une loi fédérale ou provinciale si cette loi étrangère était appliquée au Canada;
n'avoir pas déjà commis une infraction grave à la Loi sur les douanes ou à l'un de ses règlements d'application ou à une loi ou à un règlement appliqué par l'ASFC, un autre ministère ou une organisation douanière internationale;
respecter toutes les EMS dont fait état le profil de sécurité PEP à moins que, si l'ASFC le permet, une considération spéciale ne soit accordée aux opérations ou au système de sécurité particuliers de l'entreprise;
être inscrit au portail client de la GCRA via Accéder au portail client de la GCRA.

12. Les entreprises établies au Canada qui œuvrent dans les secteurs d'activité suivants peuvent adhérer au programme PEP.

a. Transporteurs commerciaux des modes routier, ferroviaire, maritime et/ou aérien, y compris les services de messagerie

S'entend d'une personne ou d'une entreprise qui est titulaire d'un code de transporteur (CT) valide établi par l'ASFC et qui entreprend, en vertu d'un contrat de transport, d'assurer le transport de marchandises commerciales par voie routière, ferroviaire, maritime ou aérienne, ou une combinaison de ces modes.

b. Importateurs et les exportateurs

S'entend d'une personne ou d'une entreprise qui est titulaire d'un numéro d'entreprise valide enregistré et qui, dans la pratique du commerce, introduit sur le marché domestique Canadian des marchandises provenant de l'extérieur du Canada, ou vice-versa.

c. Exploitants d'entrepôt (y compris les exploitants de gares maritimes)

S'entend d'une personne ou d'une entreprise qui est titulaire d'un numéro d'entreprise valide et qui exige des frais pour la réception, l'entreposage et la manutention (ou tout autre service à valeur ajoutée) de marchandises appartenant à d'autres personnes.

d. Agents d'expédition (aussi appelés « transitaires »)

S'entend d'une personne ou d'une entreprise, titulaire d'un code d'agent d'expédition (cautionné ou non cautionné) valide établi par l'ASFC, qui prend des dispositions en vue du transport de marchandises et qui peut fournir d'autres services, tels que le groupage et le dégroupage d'expéditions et le dépotage de conteneurs. Pour plus de renseignements sur les codes d'agent d'expédition, consultez le Mémorandum D3-1-1 : Politique relative à l'importation et au transport des marchandises ou communiquez avec l'Unité de l'agrément commercial de l'ASFC à [email protected].

e. Agents maritimes

S'entend d'une personne ou d'une entreprise qui fait toutes ses transactions dans un port au nom de propriétaires ou de noliseurs de navires.

f. Courtiers en douane

S'entend d'une personne ou d'une entreprise qui est titulaire d'un agrément l'autorisant à exercer des responsabilités liées aux douanes au nom d'un client.

Les courtiers en douane, les agents maritimes et les exploitants d'entrepôt qui n'ont pas de code de sous-emplacement doivent utiliser le processus manuel. Pour ce faire, ils doivent contacter la boîte courriel des négociants dignes de confiance à [email protected] pour obtenir des instructions.

Pour plus de renseignements sur les exigences d'agrément des courtiers en douane de l'ASFC, consultez le Mémorandum D1-8-1 : Agrément des courtiers en douane.

Pour plus de renseignements sur les NE, consultez le site Web de l'Agence du revenu du Canada.

13. Dans le cas des entreprises établies aux États-Unis, les transporteurs dans tous les modes de transport qui sont titulaires d'un code de transporteur canadien valide et les entreprises qui mènent des activités au Canada (c'est-à-dire, sont titulaires d'un NE canadien valide et présentent des déclarations aux douanes canadiennes) et sont inscrits au portail client de la GCRA peuvent adhérer au programme PEP.

La participation au programme PEP demeure obligatoire pour les transporteurs routiers établis aux États-Unis qui souhaitent emprunter les voies EXPRES pour entrer au Canada.

Processus de demande de participation

14. La participation au programme PEP est gratuite. Les demandeurs possédant un NE, un code de transporteur, un code secondaire d'entrepôt ou un code d'agent d'expédition doivent présenter une demande d'application par voie électronique par l'entremise du PNDC.

15. Pour présenter une demande de participation au programme PEP, un mandataire de l'entreprise doit :

visiter le PNDC pour demander un code d'activation, obtenir une accréditation en ligne, telle une CléGC, et s'inscrire en vue de l'obtention d'un compte du PNDC; les codes d'activation du PNDC sont uniquement transmis au moyen d'une méthode sécuritaire permettant de vérifier l'identité du destinataire;
soumettre le formulaire de profil de sécurité rempli;
accepter les modalités de participation au programme PEP;
remplir le formulaire d'attestation et d'autorisation de communication de renseignements (AACR);
fournir les statuts constitutifs (dans le cas d'une société) ou la première page du livre des actes (dans le cas d'un résident américain), y compris le numéro du certificat de constitution, la date de constitution et le nombre d'années d'existence de l'entreprise.

16. Les modalités pour la participation au programme ont pour objet d'établir les rôles et les responsabilités de l'ASFC et des participants au programme PEP afin d'accroître la sécurité matérielle et l'intégrité des processus de production, de transport, d'importation ou d'exportation adoptés par les participants. Elles visent en outre à officialiser l'engagement du demandeur à respecter ces modalités une fois sa participation au programme PEP approuvée. Les rôles et les responsabilités des participants au programme PEP établis dans les modalités n'ont aucune incidence sur les obligations juridiques imposées aux participants par les lois fédérales. Les modalités constituent des engagements mutuels entre l'ASFC et les participants au programme PEP; elles n'ont ni de caractère juridiquement contraignant ni de force exécutoire devant les tribunaux. Rien dans le document ne vise à créer une relation, un partenariat financier, une relation employeur-employé ou une coentreprise entre l'ASFC et les participants au programme PEP. Le demandeur et l'ASFC sont en accord et souscrivent aux rôles et aux responsabilités étant établis dans les modalités.

Conformément aux modalités du programme PEP, les participants doivent :

veiller à ce que les mesures et les systèmes de sécurité respectent ou surpassent en tout temps les EMS établies dans le profil de sécurité du programme PEP et examiner ces mesures et systèmes chaque année;
informer l'ASFC de tout problème de sécurité et de toute incapacité à corriger les problèmes de sécurité relevés ou tout manque de conformité aux EMS ou aux critères d'admissibilité;
former les employés et s'assurer qu'ils respectent les mesures de sécurité et les modalités du programme PEP et qu'ils collaborent pleinement avec l'ASFC, et veiller à ce que des procédures soient en place pour permettre aux employés d'informer l'ASFC de toute circonstance suspecte entourant des activités douanières ou des activités d'immigration susceptibles d'être illégales ou soupçonnées de l'être;
mener des échanges commerciaux avec des organisations qui acceptent de prendre les mesures qui s'imposent pour s'assurer que leurs mesures et systèmes de sécurité respectent ou surpassent les EMS établies dans le profil de sécurité du programme PEP;
informer l'ASFC, dans un délai de 30 jours, des changements importants apportés à la société, notamment ceux qui ont une incidence sur son profil de sécurité ou ses coordonnées;
signaler à l'ASFC ou à l'organisme d'exécution de la loi compétent les drogues ou articles de contrebande trouvés par un employé, immédiatement et sans intervenir directement;
signaler toute activité suspecte au bureau local de l'ASFC;
donner à l'ASFC, à la demande de celle-ci, l'accès aux systèmes de surveillance de sécurité sous contrôle du participant qui sont utilisés pour assurer la sécurité des lieux;
faire connaître à l'ASFC, à la demande de celle-ci et dans la mesure du possible, les renseignements, les systèmes et les processus de sécurité internes pertinents.

17. En remplissant le formulaire d'AACR, les entreprises autorisent l'échange de renseignements liés aux programmes avec les programmes d'OEA d'autres organisations douanières internationales aux termes des ERM établies par l'ASFC. Les entreprises peuvent modifier l'AACR en tout temps afin de révoquer les autorisations d'échange de renseignements ou d'en élargir la portée. L'AACR comprend aussi un énoncé de confidentialité et autorise la publication du nom de l'entreprise sur le site Web de l'ASFC et l'échange de renseignements à des fins d'ERM.

18. Le traitement des demandes de participation au programme PEP est constitué de deux étapes distinctes :

l'examen préliminaire de l'information présentée, qui vise à confirmer l'admissibilité au programme et à vérifier que les renseignements sont complets;
la validation de l'exactitude des renseignements présentés au moyen de visites des lieux, ce qui permet de confirmer la conformité aux EMS et de cerner les faiblesses potentielles.

19. L'ASFC enverra une demande de renseignements supplémentaires ou révisés si des erreurs ou des omissions sont constatées à n'importe quelle étape du processus de demande de participation. Tout défaut de répondre à une telle demande dans les délais prescrits pourrait entraîner le rejet de la demande de participation au programme.

20. Une fois la demande de participation au programme PEP approuvée de façon définitive, une lettre d'attestation officielle est envoyée au participant.

21. Une fois acceptés au sein du programme, les participants doivent confirmer leur participation continue et vérifier les renseignements contenus dans leur profil de sécurité, et ce, sur une base annuelle. À cette fin, ils doivent Ouvrir une session dans le Portail des négociants dignes de confiance. Les participants doivent en outre signaler immédiatement tout changement aux coordonnées ou à la structure de leur entreprise par le truchement du PNDC.

Refus d'une demande de participation

22. Les motifs du refus d'une demande de participation au programme PEP peuvent comprendre ce qui suit :

la présentation de renseignements faux ou trompeurs;
le défaut de répondre à des demandes de renseignements additionnels ou révisés dans le délai précisé;
le défaut d'informer immédiatement l'ASFC de tout changement à l'entreprise, y compris toute modification apportée à la chaîne d'approvisionnement, à la structure organisationnelle, aux pratiques de sécurité, aux lieux d'exploitation;
le non-respect des critères d'admissibilité ou des EMS du programme PEP;
échec d'une évaluation des risques ou d'une validation du site;
le refus de se soumettre à la validation des lieux;
le défaut de corriger de manière satisfaisante les lacunes en matière de sécurité;
tout incident de sécurité survenu avant l'approbation de la participation au programme, notamment une mesure d'exécution de la loi à la frontière, une atteinte à la sécurité de l'expédition transfrontalière de fret, ou un vol de fret.

23. Les demandeurs doivent répondre dans le délai précisé à toutes les demandes de l'ASFC concernant leur statut dans le cadre du programme PEP, notamment les demandes visant à confirmer ou à mettre à jour l'information sur l'entreprise ou ses coordonnées, à fixer la date d'une visite des lieux ou d'une AAI, à fournir des renseignements supplémentaires sur les pratiques opérationnelles ou de sécurité, à présenter ou à vérifier de l'information dans le PNDC. Le défaut de répondre à une demande de l'ASFC peut entraîner le refus d'une demande de participation.

24. À la suite d'une décision de refus, une lettre indiquant les motifs du refus est envoyée au demandeur par courriel.

Nouvelle demande de participation à la suite d'un refus

25. Le PEP se réserve le droit de préciser les délais relatifs à la présentation d'une nouvelle demande au cas par cas et d'interdire la présentation d'une nouvelle demande pour une période indéterminée, lorsque nécessaire. Toute restriction quant aux délais de la nouvelle demande sera communiquée au moment du refus.

Validation des lieux

26. Les entreprises qui demandent de participer au programme PEP doivent faire l'objet d'une validation des lieux qui vise à confirmer que les renseignements fournis dans le profil de sécurité reflètent de manière exacte leur chaîne d'approvisionnement. Un agent de l'ASFC procédera à une inspection des installations de l'entreprise afin d'en évaluer la conformité aux EMS du programme PEP. Les entreprises doivent répondre dans les délais prescrits à toute demande de validation de la part de l'ASFC.

27. Si une entreprise décide d'embaucher un tiers pour la représenter lors de la validation des lieux ou de toute autre interaction avec l'ASFC, elle doit remettre à l'Agence une lettre d'autorisation de tiers signée par un mandataire de l'entreprise (se référer à l'Annexe A : Lettre d'autorisation pour plus de renseignements). Cette lettre d'autorisation devrait être imprimée sur du papier à en-tête de l'entreprise et respecter la présentation suggérée dans le présent mémorandum. L'entreprise assume l'entière responsabilité à l'égard de tous les renseignements que son représentant fournit à l'ASFC.

28. Dans le cas des entreprises dont la structure organisationnelle est complexe et comprend de nombreux secteurs d'activité, divisions et/ou emplacements, l'ASFC validera chacun des modes pertinents, se réservant le droit de visiter toutes les installations qui sont jugées nécessaires pour garantir la validation rigoureuse de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise. À la discrétion de l'ASFC, la validation des lieux pourra s'étendre à un ou à plusieurs des partenaires dans la chaîne d'approvisionnement.

29. Une fois la participation au programme PEP approuvée, la date de la visite des lieux devient la date d'entrée en vigueur de la participation. L'entreprise fera l'objet d'une nouvelle validation au plus tard un an après son quatrième anniversaire.

Transfert de la participation

30. L'autorisation PEP ne peut être transférée qu'après un examen exhaustif par l'ASFC. La décision subséquente d'approuver ou de refuser la demande sera prise à la discrétion exclusive de l'Agence. Toute décision prise est définitive et ne peut faire l'objet d'un appel.

31. Les demandeurs ou les participants qui feront l'objet d'une fusion ou d'une acquisition d'entreprise doivent communiquer avec la boîte courriel des négociants dignes de confiance à [email protected] pour faire examiner leur nouvelle structure d'entreprise et leur admissibilité au programme afin que leur participation au programme PEP puisse continuer.

Liste des participants

32. Entre autres services offerts aux participants au programme PEP, l'ASFC publie une liste des participants approuvés. Les participants figurant sur cette liste sont ceux qui ont consenti, dans l'AACR, à la publication de leur nom; la liste n'est donc pas nécessairement exhaustive.

Retrait

33. Une entreprise peut à tout moment retirer sa demande de participation ou annuler sa participation au programme PEP. La participation d'une entreprise qui a elle-même retiré sa demande de participation ou annulé sa participation ne peut pas être rétablie, l'entreprise devant à cette fin présenter une nouvelle demande de participation au programme PEP.

Suspension

34. Les participants au programme PEP sont tenus de maintenir un bon dossier de conformité afin de conserver leur participation. En cas de non-conformité, ils doivent répondre à toute demande d'information de l'ASFC et participer à tout processus correctif, y compris les avis de conformité, les demandes d'information, les plans d'action et l'AAI. Tout défaut de se conformer aux exigences du programme pourrait entraîner la suspension ou l'annulation de la participation.

35. La suspension de la participation au programme PEP suppose l'interruption de tous les avantages conférés aux participants, y compris l'accès aux voies EXPRES, et entraînera le retrait du nom de l'entreprise de la liste des participants au programme PEP approuvés qui est publiée sur le site Web de l'ASFC.

36. La suspension est un statut temporaire et mènera au rétablissement ou à l'annulation de la participation au programme. Le participant aura la possibilité de corriger la situation à l'origine de la suspension dans les 30 jours civils suivant l'entrée en vigueur de la suspension. S'il ne peut apporter la correction requise dans le délai de 30 jours civils, le participant pourra faire une demande de prorogation du délai par écrit, avant la fin du délai, en expliquant la raison de la demande.

37. L'ASFC peut suspendre la participation au programme PEP pour les motifs suivants :

le défaut de répondre à l'ASFC de la manière précisée dans la correspondance, y compris les avis de revalidation et/ou les demandes d'information, dans les délais prescrits; ou pour avoir refusé l'accès aux locaux de l'entreprise ou de se soumettre à une validation des lieux;
le défaut de communiquer des renseignements qui se répercutent directement sur le profil de sécurité du participant, y compris des incidents de sécurité ou des atteintes à la sécurité;
le non-respect des conditions de participation au programme PEP, y compris le fait d'aviser sans délai l'ASFC des changements apportés aux opérations commerciales ou à la chaîne d'approvisionnement, à la structure de l'entreprise, aux pratiques de sécurité ou au(x) lieu(x) d'exploitation;
le fait de ne pas continuer de satisfaire aux critères d'admissibilité au programme PEP, y compris, mais sans s'y limiter, les exigences décrites au paragraphe 11;
l'incapacité à mettre en œuvre un plan d'action et/ou à remédier de manière satisfaisante aux faiblesses en matière d'EMS ou de conformité;
une infraction à la Loi sur les douanes ou à un de ses règlements d'application ou à une loi mise en œuvre par l'ASFC ou une organisation douanière internationale;
le participant est un débiteur au sens de l'article 97.21 de la Loi sur les douanes.

38. Une lettre sera envoyée au participant par courriel à la suite d'une décision de l'ASFC de suspendre la participation au programme. La lettre sera envoyée à la personne-ressource indiquée dans le profil du participant sur le PNDC et indiquer la ou les motifs de la suspension, fournira une date d'entrée en vigueur de la décision et précisera la durée de la suspension.

Annulation

39. L'annulation de la participation au programme PEP entraîne la cessation totale de tous les avantages conférés au participant, y compris l'accès aux voies EXPRES. Le nom de l'entreprise sera retiré de la liste des participants approuvés qui est publiée sur le site Web de l'ASFC.

40. L'ASFC peut annuler la participation au programme PEP pour les motifs suivants :

défaut d'aborder les motifs qui ont donné lieu à la suspension dans le délai de suspension précisé;
présentation de renseignements faux ou trompeurs;
infraction à la Loi sur les douanes ou à un de ses règlements d'application, ou à une loi mise en œuvre par l'ASFC ou une organisation douanière internationale;
infraction pour laquelle l'entreprise a été accusée et condamnée au criminel.

41. Une lettre sera envoyée au participant suite à la décision de l'ASFC d'annuler sa participation au programme. La lettre sera envoyée à la personne-ressource indiquée dans le profil du membre sur le PNDC et indiquera la ou les motifs de l'annulation, fournira une date d'entrée en vigueur de la décision et précisera toute condition d'appel ou de nouvelle demande. Se référer au paragraphe 47 concernant la présentation d'une nouvelle demande de participation.

Appels

42. Les annulations de la participation peuvent faire l'objet d'un appel. L'ASFC n'acceptera qu'un seul appel par décision. Pour être pris en considération, un appel doit :

indiquer le numéro de participation au programme PEP;
être déposé dans les 30 jours civils suivant la date d'entrée en vigueur de la décision;
indiquer les raisons pour lesquelles vous appelez de la décision et contenir les documents justificatifs, le cas échéant;
être soumis via Ouvrir une session dans le Portail des négociants dignes de confiance si le participant a un compte ou par écrit à [email protected] si le client n'a pas accès au PNDC.

43. L'état « annulé » du participant demeura en vigueur tout au long de la durée de la période d'appel. Aucune mesure administrative ayant trait à la participation au programme ou au traitement de la demande n'est prise avant qu'une décision ne soit rendue par l'ASFC.

44. Si l'ASFC approuve l'appel de la décision d'annuler la participation au programme, l'annulation prend fin et la participation au programme, y compris les avantages, est rétablie. Inversement, si l'ASFC confirme la décision d'annuler la participation au programme, l'annulation restera en vigueur, et le participant devra présenter une nouvelle demande de participation au programme, conformément au paragraphe 47.

45. L'ASFC accusera réception d'un appel dans les 15 jours civils suivant sa réception. Les décisions d'appel seront communiquées dans les 60 jours civils suivants.

46. Un appel peut être mis en suspens si l'ASFC détermine que des informations supplémentaires sont nécessaires pour rendre une décision. L'ASFC informera le participant lorsqu'un appel est mis en suspens en attendant la réception des renseignements requis.

Rétablissement et présentation d'une nouvelle demande de participation

47. L'ASFC peut rétablir la participation au programme à la suite d'un appel d'une décision d'annulation, ou à la suite d'une suspension une fois que des mesures correctives ont été mises en œuvre pour résoudre les déficiences cernées.

48. Le PEP se réserve le droit de préciser les délais relatifs à la présentation d'une nouvelle demande au cas par cas et d'interdire la présentation d'une nouvelle demande pour une période indéterminée, lorsque nécessaire. Toute restriction quant aux délais de la nouvelle demande sera communiquée au moment de l'annulation.

Analyse après incident

49. L'ASFC peut procéder à une AAI à la suite d'un incident de sécurité ou d'une atteinte à la sécurité de la chaîne d'approvisionnement afin d'évaluer la conformité du participant aux exigences du programme PEP. Une lettre d'avis est envoyée au client lorsqu'une AAI est menée. La raison de la tenue d'une AAI y est énoncée et la participation de l'entreprise, sollicitée. L'AAI aura pour but :

de déterminer la cause de l'incident;
d'évaluer la réaction du participant à l'incident ou à la brèche et la mesure dans laquelle il coopère avec l'ASFC ou l'organisme chargé d'exécuter la loi (y compris en ce qui touche la divulgation volontaire);
de garantir la mise en place de mesures proactives pour éviter tout incident à l'avenir.

50. L'AAI a pour but d'évaluer la conformité du participant aux exigences du programme PEP ou aux obligations aux termes de la Loi sur les douanes à la suite d'un incident de sécurité et de mettre en œuvre toute mesure corrective nécessaire.

51. Les incidents qui appellent une AAI incluent, sans toutefois s'y limiter :

une infraction à la Loi sur les douanes ou à un de ses règlements d'application ou à toute loi mise en œuvre par l'ASFC ou une organisation douanière internationale;
toute infraction aux modalités ou aux politiques du programme PEP;
une faiblesse perçue dans la chaîne d'approvisionnement d'un participant au programme PEP.

52. Les incidents qui doivent faire l'objet d'une AAI peuvent être portés à l'attention de l'ASFC de diverses façons, notamment :

un signalement volontaire effectué par le participant ou son représentant autorisé, conformément aux obligations définies dans les modalités de participation au programme PEP;
les communications avec les opérations de l'ASFC, y compris les ASF;
un échange de renseignements avec le programme CTPAT des États-Unis ou tout autre programme d'OEA établi en vertu d'une ERM lorsque le participant l'autorise par l'intermédiaire de l'AACR;
des décisions des tribunaux ou des publications juridiques;
des articles dans les médias ou d'autres sources ouvertes.

53. Selon la gravité de l'incident, l'ASFC peut, à sa discrétion, maintenir ou suspendre la participation et les avantages connexes, comme l'accès aux voies EXPRES pour entrer au Canada, pendant toute la durée de l'AAI.

54. L'issue d'une API est déterminée par l'ASFC au terme de l'examen de tous les constats et renseignements pertinents. Si des indices d'activité criminelle sont décelés dans le cadre d'une AAI, l'ASFC transmet les constats à l'organisme de l'exécution de la loi compétent.

55. Le résultat d'une AAI peut être :

l'élaboration d'un plan d'action décrivant les grandes lignes des mesures correctives à prendre par suite de l'incident;
la suspension ou l'annulation de la participation au programme selon la gravité de l'incident.

56. Si le membre donne une explication insatisfaisante au sujet de la cause ou des causes possibles de l'incident, ne réagit pas efficacement à l'incident ou ne veut pas ou ne peut pas prendre part à l'AAI, l'adhésion au programme peut être suspendue ou annulée, à la discrétion de l'ASFC.

57. Une lettre sera envoyée au membre du programme une fois l'AAI terminée. La correspondance indiquera le résultat de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et, en cas de suspension ou d'annulation, indiquera une date d'entrée en vigueur. Le membre peut faire appel d'une décision d'annulation prise par l'ASFC à la suite d'une AAI.

Plans d'action

58. Si des lacunes ou des atteintes à la sécurité au chapitre de la chaîne d'approvisionnement sont décelées, soit au cours d'une validation des lieux ou lorsqu'un incident se produit, l'ASFC peut lancer un plan d'action afin de définir les mesures correctives nécessaires pour assurer la conformité aux EMS ou à toute autre obligation pertinente aux termes de la Loi sur les douanes et de son règlement d'application. Un plan d'action constitue un accord mutuel entre le participant et l'ASFC visant à aborder la non-conformité.

59. Le participant doit accepter les conditions et les délais précisés dans le plan d'action. Tout défaut de se conformer aux conditions du plan d'action dans les délais prescrits pourrait entraîner la suspension ou l'annulation de la participation.

60. Le participant sera informé lorsqu'un plan d'action est nécessaire. Un délai raisonnable sera déterminé en tenant compte de la complexité et de la nature spécifique du ou des problèmes ayant donné lieu au plan d'action. Si le participant estime qu'il a besoin de plus de temps pour traiter ou corriger le(s) problème(s), il peut demander par écrit une prorogation du délai.

61. Sur demande, l'ASFC a le pouvoir discrétionnaire de prolonger les délais précisés dans le plan d'action. L'ASFC examinera au cas par cas les demandes de prolongation.

62. Un agent de l'ASFC assurera un suivi auprès du participant une fois qu'il aura exécuté le plan d'action, afin de vérifier si les mesures correctives ont été mises en œuvre correctement.

Nouvelle validation des lieux

63. La participation au PEP nécessite une nouvelle visite des lieux ou une autre forme de validation dans le cadre du processus de revalidation, qui a lieu tous les quatre ans. Sauf si l'ASFC en décide autrement, la participation demeure valide pendant toute la durée du processus de nouvelle validation. Les membres seront informés de l'échéance de leur revalidation et devront accuser réception de cet avis dans le PNDC dans un délai de 30 jours civils en vérifiant et en mettant à jour leurs informations de participation. Si un accusé de réception n'est pas reçu dans le délai prescrit, la participation au programme peut être suspendue.

64. À la discrétion de l'ASFC, les participants au programme PEP peuvent faire l'objet de visites des lieux ou d'examens périodiques à tout moment en dehors du cycle quadriennal régulier de nouvelle validation, afin de confirmer l'harmonisation avec les EMS et toutes les autres exigences du programme.

Exigences relatives au scellement du fret

65. Tous les demandeurs et participants doivent avoir une politique écrite sur le scellement du fret qui est conforme aux EMS du programme PEP. Cette politique doit notamment préciser les procédures d'élimination adéquate des scellés usés afin d'atténuer les risques de contrefaçon. Tous les envois PEP qui peuvent être scellés doivent être sécurisés immédiatement après le chargement ou l'empotage à l'aide d'un scellé de haute sécurité qui respecte ou dépasse la norme la plus récente ISO 17712 pour les scellés de haute sécurité.

66. Il appartient aux participants au programme PEP de contrôler leurs chaînes d'approvisionnement et d'assurer l'intégrité des scellés tout au long du cycle de vie d'une expédition de marchandises, y compris l'utilisation adéquate des scellés de haute sécurité, conformément aux exigences relatives au scellement du fret du programme PEP.

Exigences générales relatives au scellement applicables à tous les participants au programme PEP

67. Les participants au programme PEP doivent s'assurer qu'un scellé de haute sécurité est apposé sur tous les conteneurs et remorques franchissant la frontière dans une direction ou l'autre, y compris les expéditions qui franchissent la frontière afin de se rendre ailleurs au pays.

68. Aux fins du programme PEP, les scellés de haute sécurité sont catégorisés selon qu'ils respectent ou dépassent les exigences de la spécification accessible au public de l'Organisation internationale de normalisation SAP-ISO 17712 sur les scellés mécaniques pour conteneurs de transport de marchandises. Tous les scellés de haute sécurité doivent être solidement et correctement apposés sur les moyens de transport qui acheminent les marchandises des membres du programme PEP à destination ou en provenance du Canada.

69. Les participants au programme PEP doivent :

S'assurer que les scellés sont apposés par une personne autorisée qui a reçu une formation appropriée sur l'application et l'utilisation adéquates des scellés de haute sécurité.
Obtenir des scellés d'un fabricant légitime et en obtenir le rapport d'essai, qui doit être conservé pour consultation ultérieure, ainsi que la vérification effectuée pour confirmer que ces scellés sont conformes à la SAP-ISO 17712.
Disposer des procédures écrites clairement définies qui stipulent comment les scellés de haute sécurité sont contrôlés. Cela comprend l'accès, l'inventaire, la distribution, le suivi et les procédures pour les écarts de scellés. Les scellés doivent être contrôlés et gardés dans un endroit sûr par des employés autorisés.
Inspecter les scellés sur tous les conteneurs ou remorques chargés de fret. Il appartient au receveur de vérifier l'intégrité des scellés lors de chaque transfert de la garde.
Signaler toutes les irrégularités dans les scellés ou toute preuve d'altération à l'ASF au point d'entrée au Canada, ou à un organisme de l'exécution de la loi compétent, tel que le service de police local. Toute irrégularité ou altération doit être indiquée sur les documents de fret.
Disposer de protocoles documentés décrivant les mesures à prendre si un scellé est compromis, modifié, altéré ou porte un numéro de scellé incorrect, et comprenant la documentation de l'événement, les protocoles de communication avec les partenaires et l'enquête sur l'incident. Les conclusions de l'enquête doivent être consignées dans un rapport, et toute action corrective doit être mise en œuvre aussi rapidement que possible.
Exercer une surveillance sur leurs partenaires dans la chaîne d'approvisionnement et leur fournir des conseils pour assurer la mise en place de mesures de sécurité pertinentes, y compris l'utilisation appropriée de scellés de haute sécurité, du point d'origine jusqu'à la destination.
Consigner toutes les exigences qu'ils imposent à leurs partenaires dans la chaîne d'approvisionnement en ce qui a trait à l'application et à la vérification des scellés de haute sécurité.
Effectuer des audits des scellés de haute sécurité qui comprennent un inventaire périodique des scellés stockés et un rapprochement avec les registres d'inventaire des scellés et les documents d'expédition. Tous les audits doivent être documentés. Dans le cadre du processus global de vérification des scellés, les superviseurs de quai et/ou les gestionnaires d'entrepôt doivent vérifier périodiquement les numéros de scellés utilisés sur les moyens de transport.

Exigences particulières selon les secteurs d'activité

70. Si un transporteur approuvé au titre du programme PEP dans un mode donné prend possession d'un conteneur ou d'une remorque qui n'a pas été scellé, il lui appartient de sceller le conteneur/la remorque et de consigner le numéro de scellé sur le connaissement.

71. Transporteurs routiers : Responsables d'inspecter l'état des scellés et comparer chaque numéro de scellement aux documents d'expédition. Si un scellement a été brisé, le transporteur routier doit signaler à son répartiteur le nom de toute personne responsable, ainsi que le numéro du nouveau scellement qui est apposé sur le conteneur ou la remorque.

Remarque : Dans le mode routier, les conteneurs ou les remorques vides peuvent franchir la frontière et entrer au Canada sans scellé de haute sécurité. Toutefois, un conteneur ou une remorque qui contient du fardage, mais pas de marchandises, ne sera pas considéré comme vide et nécessite donc un scellé de haute sécurité.

72. Transporteurs ferroviaires : Responsables d'apposer un scellé de haute sécurité à l'ensemble des wagons chargés et des conteneurs intermodaux acheminés au Canada par chemin de fer. Il faut que les règles de vérification des scellés et de signalement des anomalies soient respectées pour chacun des wagons qui entrent au Canada. Les wagons-trémies, qui, parce qu'ils se chargent par le haut et se déchargent sous l'action de la gravité, ne se prêtent pas à l'apposition de scellés; les autres types de wagons auxquels les scellés ne conviennent pas, comme les wagons-citernes, wagons à chargement par le haut, wagons-tombereaux, wagons plats à support central en A, wagons plats, etc.

73. Transporteurs maritimes : Responsables d'inspecter les scellés et consigner l'état de chaque scellé avant que des conteneurs ne soient chargés sur un navire.

Remarque : Tous les conteneurs expédiés par voie maritime à destination du Canada doivent être inspectés visuellement et scellés, même s'ils sont vides.

74. Transporteurs aériens : Responsables de superviser tout le fret chargé à bord d'un aéronef d'une manière qui est conforme aux lois et règlements applicables. Lorsqu'un transporteur aérien conclut des contrats avec des partenaires dans la chaîne d'approvisionnement pour contrôler un élément particulier du service de transport de fret (par exemple, une aérogare, une unité de chargement, la manutention directe des conteneurs ou tout processus assujetti aux exigences de scellement), il doit collaborer avec ses partenaires pour s'assurer que des mesures de sécurité pertinentes sont mises en œuvre et respectées.

75. Importateurs et exploitants d'entrepôt : Responsables d'inspecter tous les scellés avant l'enlèvement et prendre note de tout manque de concordance entre les scellés et les renseignements figurant dans les documents. Tout signe d'activité illégale doit être signalé à l'ASFC ou à un organisme de l'exécution de la loi compétent.

76. Exportateurs et agents d'expédition : Responsables de sceller tous les conteneurs ou toutes les remorques jusqu'à ce que le transporteur en assume le contrôle, et de s'assurer que tous les numéros de scellé sont consignés sur le connaissement.

Exceptions, remplacement des scellés et non-conformité

77. Sur les chargements partiels et les conteneurs incomplets, on peut utiliser des cadenas de haute sécurité ou des dispositifs de verrouillage similaires au lieu de scellés de haute sécurité lorsque le ramassage et la livraison du fret local prévoient de multiples arrêts. Toutefois, les transporteurs de chargements partiels et de conteneurs incomplets doivent (à tout le moins) utiliser un cadenas haute sécurité ou un dispositif de verrouillage similaire lorsqu'ils doivent assurer le ramassage de fret local dans un contexte de chargements partiels et de conteneurs incomplets international. Au dernier lieu de collecte avant de passer la frontière, le transporteur doit sceller le chargement avec un scellé haute sécurité qui satisfait à la norme ISO 17712. Dans de telles situations, les participants au programme PEP doivent instaurer des contrôles rigoureux pour limiter l'accès aux clés ou combinaisons des cadenas.

Remarque : Si une plaque tournante de groupage est utilisée, le ou les numéros de scellé peuvent être enregistrés sur la feuille maîtresse collective plutôt que sur des connaissements distincts. Les numéros de scellés doivent figurer sur les documents présentés à l'ASF.

78. Certains types de chargements ou de moyens de transport commerciaux ne se prêtent pas à l'apposition de scellés ou de cadenas de haute sécurité (par exemple, les remorques-citernes, les chargements en vrac ou à toit ouvert, les remorques basculantes, les tracteurs, les semi-remorques découvertes ou fourgons, les semi-remorques à plateforme surbaissée, les semi-remorques plateaux, les remorques à bétail et les autres types de remorques découvertes ou chargements hors norme, dont le scellement ne permettrait pas de détecter l'accès). Dans de tels cas, les participants au programme PEP doivent démontrer des procédures documentées pour assurer l'intégrité du fret pendant le transport. Par exemple, l'accès au fret pourrait être détecté au moyen d'un ruban d'inviolabilité ou en entreprenant des inspections plus minutieuses ou plus fréquentes. Pour les chargements commerciaux ou les moyens de transport qui ne se prêtent pas à l'apposition d'un scellé de haute sécurité (c'est-à-dire les plateformes), les membres du programme PEP doivent avoir mis en place des procédures documentées pour garantir l'intégrité du fret en transit.

79. Si un scellé est enlevé pendant le transit vers le Canada, même par des fonctionnaires, il appartient au transporteur de remplacer le scellé et de consigner les renseignements connexes, y compris le numéro de scellé, sur tous les documents de fret pertinents. Si, lors d'un contrôle de l'ASFC, un scellé est retiré pour faciliter l'inspection, le transporteur n'est pas tenu d'apposer un nouveau scellé si un ASF appose un scellé de haute sécurité de l'ASFC. Il convient de noter que l'ASFC n'est pas tenue de fournir ces scellés et que cela est laissé à la discrétion de l'agent. Il est toutefois nécessaire qu'un nouveau scellé de haute sécurité soit apposé après le contrôle lorsque les marchandises n'ont pas atteint leur destination. Si la construction d'un moyen de transport, d'une remorque ou d'un conteneur ne permet pas l'application d'un scellé de haute sécurité de l'ASFC conforme à la norme ISO 17712 à la suite d'un examen de l'ASFC, le transporteur peut appliquer son propre scellé de haute sécurité conforme à la norme ISO 17712. Dans une telle situation, les participants au programme PEP doit avoir documenté des contrôles stricts pour limiter l'accès aux scellés, conformément aux exigences décrites au paragraphe 69 du présent mémorandum. À savoir, les exigences rigoureuses entourant l'acquisition, le contrôle, le suivi et l'application desdits scellés.

80. Selon la fréquence et la gravité des incidents, les cas de non-conformité aux exigences sur les scellés du programme PEP peuvent entraîner ce qui suit :

l'imposition d'un plan d'action énonçant les mesures nécessaires pour corriger des lacunes en matière de sécurité;
la suspension ou l'annulation de l'adhésion au programme. Avant que la participation ne soit annulée, un agent de l'ASFC effectuera un suivi et donnera à l'entreprise l'occasion de corriger la situation.

Renseignements supplémentaires

81. Si vous souhaitez obtenir un exemplaire du guide de l'utilisateur du PNDC ou si votre demande est liée à une demande ou à une revalidation en cours, envoyez un courriel à [email protected].

Annexe A : Lettre d'autorisation

(Modèle seulement)

[Insérer l'en-tête de l'entreprise]

Date :

[insérer l'information]

À :

Agence des services frontaliers du Canada

Objet :

Lettre d'autorisation

La présente vise à vous informer que :

Nom du représentant :

[insérer l'information]

Adresse :

[insérer l'information]

Ville/Province/État :

[insérer l'information]

Code postal / code Zip :

[insérer l'information]

Est autorisé par :

Nom de l'entreprise :

[insérer l'information]

Adresse :

[insérer l'information]

Ville/Province/État :

[insérer l'information]

Code postal / code Zip :

[insérer l'information]

À communiquer des renseignements à l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) au nom de l'entreprise, conformément aux exigences du programme Partenaires en protection (PEP).

[Insérer le nom de l'entreprise] reconnaît qu'en autorisant le représentant susmentionné, elle assume l'entière responsabilité de tous les renseignements que le représentant fournit à l'ASFC.

La présente autorisation est valide jusqu'à avis contraire.

Signature de l'agent autorisé :

[insérer l'information]

Titre :

[insérer l'information]

Numéro de téléphone :

[insérer l'information]

Annexe B : Catégories des exigences minimales relatives à la sécurité

Sécurité organisationnelle

Évaluation des risques et planification

Les exigences liées à cette catégorie mettent l'accent sur la nécessité pour les participants au programme PEP de procéder périodiquement à l'évaluation des risques auxquels s'expose leur chaîne d'approvisionnement, sur les facteurs à prendre en compte lors de l'élaboration d'une évaluation des risques ainsi que sur l'importance de disposer d'une stratégie proactive pour assurer la poursuite d'un commerce sûr en cas de crises, de situations d'urgence ou de situations compromettant la sécurité et sur l'importance de disposer de plans d'urgence mis par écrit.

Personnel

Sur le plan de la sécurité, le personnel d'une entreprise est un atout précieux, certes, mais il peut aussi être à l'origine de risques considérables. Les programmes de sécurité du personnel sont essentiels pour prévenir et atténuer les risques liés à la sécurité générés par les ressources humaines. Les exigences et les recommandations portent sur le contrôle des employés, les vérifications préalables à l'embauche et la vérification des antécédents des employés.

Formation et sensibilisation à la sécurité

L'un des aspects essentiels d'un programme de sécurité efficace est la sensibilisation. En sensibilisant les employés aux risques et aux menaces liés à la sécurité, à leur rôle dans la chaîne d'approvisionnement et à la raison d'être des mesures de sécurité, ils sont plus susceptibles de respecter les protocoles de sécurité. Les exigences et les recommandations associées à la sensibilisation en matière de sécurité visent à s'assurer que les employés reçoivent la formation nécessaire pour détecter les menaces et les atteintes à la sécurité ainsi que pour les prévenir et y répondre.

Cybersécurité

Dans un monde numérique, la cybersécurité est cruciale pour protéger l'intégrité de l'architecture de sécurité d'une organisation ainsi que ses données, ses serveurs, ses réseaux, ses systèmes électroniques, ses ordinateurs, et autres, contre les attaques, les dommages, ou les accès non autorisés. Les exigences prévues pour cette catégorie concernent les protocoles de cybersécurité afin d'améliorer les contrôles de sécurité et la gestion de la cybersécurité pour mieux détecter les cyberattaques et prévenir la perte de données.

Sécurité du fret et des moyens de transport

Sécurité du transport

Les exigences en matière de sécurité du transport mettent l'accent sur l'intégrité des processus liés au transport, à la manutention, au transit, au chargement et au stockage du fret dans la chaîne d'approvisionnement, ainsi que sur le stockage et les inspections de sécurité des moyens de transport et des instruments de commerce international (ICI) afin de se protéger contre l'introduction de matériel ou de personnes non autorisés. Il est essentiel de prévenir, de détecter ou de dissuader l'introduction de matériel non déclaré ou de membres du personnel non autorisés dans les moyens de transport et les ICI et de veiller à ce que les inspections incluent la détection et l'atténuation de toute contamination parasitaire visible.

Sécurité des scellés

La pose de scellés appropriés sur les marchandises est un élément essentiel d'une chaîne d'approvisionnement sécurisée et contribue à assurer la sécurité des marchandises importées ou exportées du Canada. L'efficacité des scellés de haute sécurité dépend fortement des protocoles appropriés relatifs à leur utilisation. Les exigences dans la catégorie de la sécurité des scellés mettent l'accent sur l'importance d'avoir des politiques et des procédures documentées relatives aux scellés qui abordent tous les aspects de la sécurité des scellés, notamment l'apposition des scellés, leur retrait, leur élimination, leur stockage et la formation des employés.

Sécurité agricole

Les industries agricoles et forestières du Canada sont bien établies et sont des pièces maîtresses de l'économie canadienne et du portefeuille commercial du Canada. L'agriculture et l'environnement sont menacés par l'introduction de maladies et d'organismes nuisibles animaux et végétaux étrangers et de contaminants, tels que le sol, le fumier, les graines, la paille et les matières végétales et animales qui peuvent abriter des organismes nuisibles et des maladies envahissants et destructeurs. L'élimination des organismes nuisibles et des contaminants dans tous les moyens de transport et dans tous les types de cargaison peut réduire les retenues de cargaison, les retards ainsi que les retours ou traitements de produits. Lors des inspections de fret, de moyens de transport et d'ICI, il faut vérifier s'il y a une contamination par des organismes nuisibles visibles.

Sécurité matérielle

Contrôles d'accès

Les contrôles d'accès empêchent l'accès non autorisé aux installations, protègent les biens de l'entreprise, permettent de contrôler les employés et les visiteurs et garantissent que seules les personnes autorisées obtiennent l'accès nécessaire à l'exercice de leurs fonctions. Les mécanismes de contrôle d'accès doivent permettre d'identifier en toute certitude tous les employés, les visiteurs et les fournisseurs à chacun des points d'entrée.

Contrôles physiques

Les contrôles relatifs à la sécurité physique assurent la sécurité des installations en détectant les tentatives d'intrusion ainsi qu'en empêchant et en dissuadant le personnel non autorisé d'y accéder. Les exigences liées à la sécurité physique couvrent les clôtures, les barricades, les stationnements, les barrières physiques et l'éclairage, ainsi que les directives relatives à la technologie qui doivent être respectées en cas d'utilisation de technologie de sécurité, telles que les alarmes anti-intrusion et les caméras vidéo pour surveiller les installations.

Sécurité des partenaires de la chaîne d'approvisionnement

La chaîne d'approvisionnement englobe tous les aspects du déplacement de marchandises depuis le fournisseur jusqu'au client final, en passant par le processus de fabrication, et exige des participants au programme PEP qu'ils collaborent avec divers partenaires nationaux et internationaux. Lorsqu'une entreprise externalise ou sous-traite des éléments de sa chaîne d'approvisionnement internationale, elle doit suivre des processus établis fondés sur le risque lors de la sélection, de l'examen et de la surveillance des partenaires de sa chaîne d'approvisionnement afin de s'assurer que des mesures de sécurité robustes sont en place et respectées.

Les partenaires de la chaîne d'approvisionnement comprennent les personnes impliquées directement et indirectement dans le mouvement des marchandises internationales et comprennent les transitaires, les fournisseurs, les fournisseurs de produits, les fabricants, les transporteurs, les courtiers en douane (qui ne traitent que les documents) et d'autres personnes qui ne traitent pas directement le fret, mais qui peuvent avoir un contrôle opérationnel, comme les fournisseurs de logistique de tierce partie (3PL). Toute portion du transport qui est sous-traitée doit également être prise en compte, car plus le nombre de parties indirectes augmente, plus le risque est grand.

Références

Consultez ces ressources pour obtenir de plus amples renseignements.

Législation applicable

Mémorandum D précédent

D23-1-1 daté du 22 mars 2024

Bureau de diffusion

Unité des programmes des négociants dignes de confiance
Division des programmes des négociants dignes de confiance
Direction des programmes du secteur commercial
Direction générale du secteur commercial et des échanges commerciaux

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Updated: Memorandum D23-1-1: Partners in Protection Program

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